Cách Để In Một Bảng Tính Nằm Gọn Trong Một Trang – Thủ Thuật Excel

Excel là một công cụ thật tuyệt với cho mọi người trong đó có các nhân viên văn phòng. Với việc sử dụng các hàm trong excel, các bạn có thể tạo cho mình những bảng tính hoàn toàn chính xác. Một điều có thể gây khó khăn cho nhiều bạn mới bập bẹ làm quen với excel đó là quá trình in các file excel sẽ không đúng với yêu cầu. Trong một bảng tính của bạn tạo ra khi đem đi in, có thể nó sẽ nằm tràn lan trên nhiều trang giấy. Đó không phải là kết quả mà bạn mong muốn.

Đối với chúng ta hiện nay, nếu các bạn cũng là những người thường xuyên sử dụng Excel trong công việc thì đó thực sự là một công cụ không thể thiếu. Vậy khi bạn in file excel, mỗi bảng tính bạn cần in lại nằm lung tung như trên mình vừa nói thì thực sự khó chịu thật. Chúng ta cần làm như thế nào để có thể khắc phục vướng mắc đó. Bài viết này hôm nay mình sẽ gửi đến với các bạn để có thể in một cách chính xác nhất.

Well, với nhiều bạn đang làm việc với excel, các bạn đã thực sự nắm được hết cách sử dụng các hàm excel cơ bản đến nâng cao chưa? Các bạn có thể xem lại cách sử dụng các hàm excel cơ bản mà mình đã giới thiệu ở bài trước nhé.

Về thông lệ thì đối với cả Word hay Excel thì chúng ta thường xem trước với chức năng Preview trước khi in. Vậy nên để việc in các file excel được đẹp và chuẩn thì đây là một thao tác các bạn đừng nên bỏ qua. Một số thao tác để bạn xem trước bảng tính trước khi in cũng không phức tạp lắm. Có thể tùy vào từng phiên bản của Office mà có đôi chút khác biệt. Nhưng về cơ bản là cũng có sự tương đồng.

Sau khi bạn mở xem trước bảng tính, nếu thấy sự phân bố trang của bảng tính đã hợp lý thì cứ tiến hành in thôi. Ngược lại, nếu bạn nhìn thấy nó chưa được thì phải chỉnh sửa thôi. Về cách làm mình sẽ cung cấp cho các bạn ở dưới đây. Bạn có thể tham khảo để thực hiện trước khi in bảng tính excel của mình.

Bạn cần in bảng tính trong file excel được chuẩn:

Xem bố cục trang bằng chế độ Page layout:

Ở bảng tính của file excel hiện tại, bạn vào View, sau đó chọn chuyển đến Page layout.

Với cách đơn giản này, bạn có thể điều chỉnh page căn lề cho phù hợp.

Bạn căn cứ vào kết quả sau khi xem bố cục trang. Bạn sẽ tiến hành điều chỉnh bảng tính sao cho bố cục được phù hợp với những thao tác dưới đây. Trường hợp nếu bố cục của bảng tính đã phù hợp thì bạn chỉ việc in thội.

Cách điều chỉnh bố cục của bảng tính:

1. Bạn có thể thay đổi chiều của bảng tính:

Trường hợp bảng tính của bạn rộng, bạn nên điều chỉnh cho nó nằm ngang. Mặc định trong cả excel và word là Microsoft để chế độ đứng Portait. Trường hợp bảng tính rộng bạn chuyển sang chế độ Landscape.

Về cách làm thì nhiều bạn cũng nắm được, đầu tiên chúng ta vào Page, sau đó tìm chọn phần Page Setup. Trong phần này bạn tick chọn Landscape và click vào Ok.

2. Điều chỉnh và thay đổi vùng cần in:

Trong trường hợp bảng tính của bạn có nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng nhu cầu của bạn chỉ cần in một vùng dữ liệu nhất định thì sao?

Bạn có thể chọn chế độ in theo vùng đươc lựa chọn. Đối với cách này bạn chỉ cần vào Print sau đó vào mục Setting và lựa chọn và phần Print Selection, và từ đây. Mỗi lần bạn chọn vùng để in và click vào Print thì quá trính in sẽ chỉ tự độn in vùng mà bạn đã lựa chọn.

Lần sau mặc định khi bạn lựa chọn các vùng và nhấn vào nút Print thì máy in tự động in các vùng mà bạn đã lựa chọn.

Để bỏ đi tùy chọn in theo vùng đang là mặc định thì bạn làm ngược lại. Trong phần Setting, bạn chọn lại là Print Active Sheets. OK!

3. Sử dụng chức năng gói văn bản sau đó tùy chỉnh kích thước của cột:

Cách này mình nghĩ cũng không nhiều người sử dụng đến đâu nhỉ. Các bạn biết rằng trong bảng tính của excel, chúng ta thường sử dụng đến dữ liệu là các con số. Tuy nhiên với những ô có chứa văn bản, việc văn bản quá dài nên việc hiển thị cũng như in bảng tính sẽ có nhiều hạn chế khiên cho bạn khó chịu khi kết quả in ra không như bạn mong muốn.

Bạn sử dụng Wrap text để cho phép hoặc ngăn cản văn bản phân bố rộng hết trong bảng tính hay giới hạn trong kích thước của mộ ô.

Lúc này bạn có thể cần giới hạn chiều rộng của cột rồi gói văn bản và yêu cầu văn bản hiển thị toàn bộ trong một ô. Làm được việc này bạn sẽ không bị mất dữ liệu hiển thị khi in bảng tính ra.

Bạn kích hoạt tính năng Wrap tex bằng cách vào Format chọn Cells vàoAlignment.

Trước hết, vào Format> Cells> Alignment và chắc chắn rằng Wrap Text đã được kích hoạt.

Phần việc còn lại sẽ là điều chỉnh hàng và cột bằng việc dùng chuột để kéo hay co các cạnh của các hàng, cột cho phù hợp.

4. Sử dụng chức năng ẩn hoặc xóa cột, hàng trong bảng tính:

Trong các bảng tính lớn, thường có các hàng hoặc cột thừa, chứa thông tin cũ hoặc không cần phải in trong một số tình huống cụ thể. Các hàng và cột này chiếm diện tích có giá trị trên trang.

Các bạn có thể xóa bớt các cột hoặc hàng trong một bảng tính mà bạn thấy không cần thiết. Các hàng hoặc cột ấy về cơ bản là thừa, hoặc dữ liệu đó không nằm trong bảng tính mà bạn muốn in.

5. Căn chỉnh lề của bản tính excel:

Đây là một cách làm phổ thông nhưng khá hiệu quả đối với nhiều người. Bạn vào Page setup để điều chỉnh, căn lề cho bảng tính được hợp lý khi in ra.

Lời kết:

Đối với bảng tính excel, nhiều người có thể đã hoàn thành được nội dung một cách hoàn hảo. Tuy nhiên đến khi in ra để làm sao cho vừa ý nhất thì lại gây khó khăn rất nhiều.

Hy vọng với một số nội dung trong bài viết này có thể giúp các bạn in file excel được như ý muốn.