Viettel VOffice: Tinh giản bộ máy, tiết kiệm tối đa

Hệ thống VOffice đã được triển khai thành công tại nhiều công ty trong đấy đáng kể nhất là tại tập đoàn viễn thông quân đôi Viettel với hơn 30.000 người dùng trong đó có 7.000 người sử dụng ứng dụng trên di động. Mỗi năm có trên 1 triệu văn bản mới được tạo ký trên hệ thống. hệ thống đã thay thế hoàn toàn văn bản giấy giúp tiết kiệm 50% chi phi văn phòng phấm, cắt giảm 2/3 nhân viên văn thư hỗ trợ. Thời gian xử lý văn bản giảm 3 lần. và mỗi tuần có 16.000 lượt nhắc lịch họp cho các cá nhân trong tập đoàn.

Ngoài việc được vinh danh tại Lễ trao Danh hiệu Sao Khuê 2016, những con số trên đã cho thấy lợi ích to lớn mà hệ thống VOffice có thể mang lại cho doanh nghiệp. Các giải pháp được VOffice cung cấp dưới đây phần nào lý giải cho thành công này cũng như chứng minh giá trị hiệu quả của hệ thống mang lại:

Với các tập đoàn, các doanh nghiệp mà chi nhánh nằm rải khắp mọi miền đất nước, có các công ty tại nước ngoài hoặc đơn giản là quá đông nhân viên nên phải thuê nhiều văn phòng làm việc tại các địa điểm khác nhau trong thành phố thì vấn đề thường trực gặp phải đó là: Làm thế nào để quản lý được công việc của các đơn vị? Làm thế nào để phối hợp trong công việc? Làm thế nào để các nhà quản lý có thể xử lý văn bản, công việc mọi lúc, mọi nơi, kịp thời ngay cả khi không ở văn phòng làm việc? Làm thế nào để luôn có cái nhìn toàn cảnh về các luồng công việc đang chảy trong công ty?

Hệ thống văn phòng điện tử của Viettel màng đến một giải pháp hoàn chỉnh và đầy đủ cho công ty. Từ các nhà quản lý cho tới nhân viên công ty có thể dễ dàng thực thi công việc của mình mọi lúc, mọi nơi một cách thuận tiện và an toàn.

VOffice là hệ thống ứng dụng văn phòng điện tử duy nhất không chỉ cung cấp tính năng trên nên tảng web mà còn có một hệ thống ứng di động hoàn chỉnh trên IOS và Android. Các ứng dụng thiết kế riêng cho máy tính bảng và điện thoại đảm bảo tối ưu thao tác người dùng trên từng dòng máy.

Hệ thống bao gồm 4 phân hệ chính: ký điện tử và quản lý văn bản, lịch họp, quản lý công việc cá nhân và nhiệm vụ đơn vị, hệ thống biểu đồ số liệu kinh doanh và tài chính.

Quản lý văn bản và chữ ký điện tử một cách khoa học

VOffice cho phép người dùng tạo & gửi văn bản, trình ký công văn, ký văn bản sử dụng chữ ký điện tử được lưu trữ trong USB TOKEN, SIM CA hoặc lưu trực tiếp triên thiết bị di động. Chữ ký được bảo mật đảm bảo an toàn theo quy chuẩn về việc lưu trữ và sử dụng chữ ký điện tử của bộ Thông tin và Truyền thông. Văn bản lưu trữ và truyền tải trên hệ thống được bảo đảm an toàn bởi các giải thuật mã hóa mới nhất. Thông tin luôn được bảo vệ an toàn tuyệt đối trước mọi nguy cơ tất công từ bên ngoài cũng như từ nội bộ bên trong công ty.Người dùng có thể truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi thông qua nhiều loại thiết bị khác nhau như: điện thoại, máy tính bản, máy tính xách tay, máy để bàn.

Văn bản trên hệ thống được phân loại, bảo mật và luân chuyên khép kín. người dùng có thể chuyển văn bản cho cá nhân, chuyển theo phòng, ban, trung tâm hoặc theo các nhóm tự định nghĩa. Văn bản đã chuyển có thể thu hồi và hủy ngay khi cần thiết.

Đặc biệt hệ thông cung cấp tính năng ký điện tử cho văn bản với các thiết bị CA đa dạng như: USB TOKEN, SIM CA thậm chí có thể sử dụng chính điện thoại làm phương tiên lưu trữ chứng thư.

VOffice cung cấp các công cụ tìm kiếm hiệu quả cho phép tìm kiếm thông tin trong toàn bộ nội dung văn bản và nội dung trong file đính kèm. Với giải thuật tìm kiềm thông minh cho phép tìm được kết quả mong muốn trong vòng 1 giây mà không cần nhớ chính xác cụm từ hay nội dung cần tìm.

Hệ thống tự động nhắc nhở, cảnh bảo người dùng về các thao tác cần thực hiện thông qua tin nhắn cũng như các hệ thống notification chuẩn khác.

Nhắc lịch mọi lúc mọi nơi

VOffice cung cấp công cụ cho phép tạo, xem xét và phê duyệt cuộc họp dễ dàng. Kết hợp với việc quản lý phòng họp và tài nguyên phòng họp cho phép lịch được sắp xếp hợp lý. Đảm bảo phòng họp, tài nguyên và thành phần tham gia không bị xung đột giữa bất ký cuộc họp nào trong toàn hệ thống. Mỗi nhân viên trong công ty đều có thể xem được lịch họp trong tuần cũng như trong ngày của mình. Hệ thống lịch được đồn bộ với các ứng dụng calendar trên điện thoại và máy tính để bàn giúp người dùng dễ dàng kiểm tra lịch mọi lúc mà không cần truy cập vào hệ thống.

VOffice cũng cung cấp các cơ chế nhắc lịch, thông báo thay đổi lịch phong phú thông qua email, SMS và các Alarm ngay trên thiết bị di động hoặc máy tính.

Dễ dàng quản lý công việc và nhiệm vụ

Hệ thống cho phép tạo và giao việc cho từng cá nhân hoặc cho từng phòng ban trong công ty. Cấu hình luồng giao việc và xử lý công việc linh động tùy theo mô hình tổ chức của công ty.

Hệ thống cung cấp một loạt các luật cho báo cáo, đánh giá tiến độ và chấm điểm chất lượng công việc giúp người quản lý có cái nhìn tổng toan về các luồng chảy công việc trong công ty hay phòng ban mình phụ trách. Dễ dàng dánh giá đến từng cá nhân trong thực thi công việc, kiểm soát tốt chất lượng và tiến độ công việc. Cung câp cái nhìn toàn cảnh để đánh giá lao động cũng như là cơ sở dùng cho việc chi trả thù lao hay thưởng/phạt trong công tác điều hành.

Cung cấp các công cụ đa dạng trong cảnh báo, nhắc việc qua Email, SMS và có hệ thống thống kê báo cáo đầy đủ định kỳ cũng như đột xuất về công việc, nhiệm vụ của từng cá nhân, từng phòng ban.

Nhanh chóng cập nhật số liệu

Cung cấp một hệ thống biểu đồ đầy đủ về số liệu kinh doanh cũng như số liệu tài chính của công ty hay phòng ban. Các biểu đồ chính như: doan thu, lợi nhuận, hàng hóa, các chỉ số KPI về chất lượng.

Với hệ thống biểu đồ trực quan, người quản lý dễ dàng biết được hiện trạng của công ty tại bất kỳ thời điểm nào. Dễ dàng so sánh các số liệu cùng kỳ theo tháng / quý / năm từ đó nắm bắt được xu hướng, dự đoán trước tính hình thị trường để quyết định phù hợp.