Xu hướng quản trị tài liệu năm 2016

Thống kê từ Bộ công thương năm 2015 ở Việt Nam có 3,1 triệu tấn giấy được tiêu thụ, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc. Theo đó, cách thức lưu trữ thông tin hiện tại (chỉ đơn thuần lưu giữ tài liệu giấy bản cứng) sẽ khiến doanh nghiệp, tổ chức dễ gặp rủi ro kinh doanh nếu tài liệu bị mất hoặc hư hỏng.

Bên cạnh đó, sau nhiều năm lưu trữ, cách lưu trữ tài liệu truyền thống sẽ bộc lộ các điểm yếu như: tốn diện tích lưu trữ, tốn chi phí bảo quản, tài liệu dễ bị hỏng do điều kiện bảo quản kém, khai thác tài liệu kém hiệu quả do khâu tìm kiếm, tra cứu mất nhiều thời gian, …

Trong khi đó, xu hướng quản trị tài liệu mới với việc sử dụng các phần mềm quản trị tài liệu hiện đại, khoa học sẽ giúp các doanh nghiệp: Tiết kiệm được thời gian và chi phí quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc tập trung hóa, quy trình hóa các nghiệp vụ quản lý và sử dụng tài liệu. Đồng thời, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và chi phí đầu tư so với hiệu quả mang lại là rất thấp.

Chính vì thế, quản trị tài liệu thông qua các phần mềm, hệ thống quản trị tài liệu đang trở thành xu hướng được ưu thích trong năm 2016.

Xu hướng quản trị mới giúp nâng cao hiệu quả công việc

Hiện nay, thị trường Việt Nam có khá nhiều phần mềm, hệ thống quản trị tài liệu do các tổ chức trong nước và ngoài nước nghiên cứu phát triển. Trong đó, hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro do Công ty FSI cùng Viện công nghệ thông tin - Đại học Quốc Gia Hà Nội nghiên cứu phát triển đang được đánh giá cao.

Hệ thống quản trị tài liệu DocPro được nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam, với các tính năng nổi bật như:

Thực hiện thu nhận thông tin phi cấu trúc và Quản lý những thông tin được thu nhận này.
Quản lý luồng công việc, bảo mật thông tin người dùng, tạo báo cáo thống kê, nhận dạng ký tự…
Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin thuộc tính tài liệu, tích hợp hệ thống nhận dạng và sửa lỗi Tiếng Việt
Tập trung và quy trình hóa việc quản lý tài liệu, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật,
Tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả.
Giải pháp quản lý tài liệu, văn bản bằng công nghệ nhân dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên Internet tuỳ theo nhu cầu của khách hàng... giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu.

Bên cạnh đó, DocPro có khả năng tùy chỉnh linh hoạt với mọi nhu cầu khách hàng, giao diện thân thiện dễ sử dụng, tính bảo mật cao nên DocPro đã nhanh chóng trở thành sự lựa chọn tối ưu của khách hàng. Đặc biệt, trong năm 2016, Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro đã vinh dự đạt danh hiệu Sao Khuê 2016 – Chứng chỉ uy tín trong lĩnh vực Công nghệ thông tin của Việt Nam.

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro – Sao khuê 2016