TP.HCM đã liên thông hệ thống quản lý văn bản với Văn phòng Chính phủ

Thời gian tới, Văn phòng Chính phủ sẽ mở rộng liên thông văn bản điện tử tới các bộ, ngành, địa phương. Dự kiến, trước ngày 1/6/2016 sẽ hình thành một hệ thống văn quản lý văn bản điện tử thống nhất, thông suốt từ Trung ương đến địa phương. (Ảnh minh họa. Nguồn: Internet)

Chia sẻ tại Hội thảo quốc gia về Chính phủ điện tử 2016 diễn ra cuối tháng 3/2016 tại Hà Nội, ông Lê Mạnh Hà, Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ (VPCP), Tổng Thư ký Ủy ban Quốc gia về ứng dụng CNTT cho biết, chúng ta đã ứng dụng CNTT rất nhiều và rất mạnh trong thời gian vừa qua. Tuy nhiên, để gọi là Chính phủ điện tử thì chúng ta chưa có, chưa có liên thông, chưa kết nối được, còn rất rời rạc.

Cũng theo ông Lê Mạnh Hà, một trong những nhiệm vụ quan trọng Chính phủ giao cho VPCP tại Nghị quyết 36a về Chính phủ điện tử là phải liên thông toàn bộ hệ thống văn bản điện tử trong cả nước từ cấp xã đến cấp huyện, cấp tỉnh cho đến Trung ương.

Theo báo cáo quý IV/2015 của Văn phòng Chính phủ về tình hình thực hiện Nghị quyết 36a, trước khi Nghị quyết này được ban hành, các bộ, ngành, địa phương, đã tích cực xây dựng và sử dụng phần mềm quản lý văn bản; tuy nhiên các phần mềm triển khai còn rời rạc, không đồng bộ, chưa liên kết thành một hệ thống thống nhất. Do đó, văn bản điện tử không được gửi nhận thông suốt giữa các cơ quan nhà nước, dữ liệu chưa được chia sẻ và khai thác chung trong hệ thống.

Thực hiện nhiệm vụ Chính phủ giao tại Nghị quyết 36a, thời gian qua, VPCP đã chủ trì, phối hợp cùng các bộ, ngành Trung ương và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương kết nối liên thông các phần mềm quản lý văn bản. Tính đến hết ngày 24/3/2016, đã có 25 Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoàn thành kết nối hệ thống quản lý văn bản với VPCP. 

Thông tin từ Cổng thông tin điện tử Chính phủ vừa cho hay, sau thời gian triển khai thí điểm liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa VPCP và UBND TP.HCM, đến nay 2 cơ quan đã chính thức liên thông phần mềm quản lý văn bản qua Trục liên thông. Việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa 2 cơ quan đã được thực hiện thông suốt.

Cụ thể, Văn thư tại VPCP thực hiện thao tác phát hành văn bản điện tử trên phần mềm đang sử dụng. Văn bản được Trục liên thông tại VPCP tiếp nhận và chuyển tới UBND TP.HCM. Phòng Hành chính tại Văn phòng UBND TP.HCM tiếp nhận văn bản đến từ Trục liên thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng và chuyển đến cán bộ xử lý. Sau quá trình xử lý của các đơn vị, cán bộ, chuyên viên thuộc UBND TP.HCM, văn thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản điện tử đến VPCP qua Trục liên thông.

Thông qua hệ thống, lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo VPCP có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản của UBND TP.HCM qua các bước: Tiếp nhận văn bản, trình lãnh đạo; Phân công thực hiện; Đang xử lý; Hoàn thành.

Việc liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa VPCP và TP.HCM sẽ góp phần giảm tỷ lệ sử dụng giấy tờ, giảm thời gian xử lý công việc, cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước.

Tuy nhiên, cũng theo Cổng thông tin điện tử Chính phủ, quá trình triển khai đã phát hiện một số khó khăn cần được tháo gỡ như: cán bộ được giao xử lý hồ sơ công việc chờ khi nhận được văn bản giấy mới xử lý văn bản điện tử nên dẫn đến tiến độ xử lý hồ sơ công việc chậm so với yêu cầu. 

Bên cạnh đó, mặc dù văn bản điện tử đã được chuyển nhận qua Trục liên thông tới đơn vị, tuy nhiên văn thư phải chờ có bản giấy để xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng để chuyển tới đơn vị, chuyên viên được giao. Do vậy, việc chuyển nhận văn bản điện tử trên hệ thống mạng tới chuyên viên có độ trễ nhất định. Các bên cần nghiên cứu, thống nhất quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản để văn bản điện tử có thể chuyển tới đơn vị xử lý trong thời gian ngắn nhất.

Việc hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa TP.HCM với VPCP chính thức liên thông được đánh giá có ý nghĩa quan trọng để VPCP mở rộng liên thông văn bản điện tử tới các bộ, ngành, địa phương khác.

Trước đó, trao đổi tại phiên tọa đàm trong khuôn khổ Hội thảo quốc gia về Chính phủ điện tử 2016 mới đây, Phó Chủ nhiệm VPCP Lê Mạnh Hà đã cho biết, việc kết nối hệ thống văn bản điện tử từ các bộ, ngành, địa phương đến VPCP đã hoàn tất về kỹ thuật, công nghệ; đảm bảo an toàn, không quá tải với hệ thống. Các địa phương đã sẵn sàng liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử tới VPCP.

Tại Nghị quyết phiên họp Chính phủ thường kỳ tháng 3/2016, nhằm tiếp tục đẩy mạnh việc triển khai Nghị quyết 36a, Chính phủ đã yêu cầu các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trực tiếp chỉ đạo hoàn thành liên thông văn bản điện tử với VPCP và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cần thiết tích hợp thử nghiệm các dịch vụ công lên Cổng dịch vụ công quốc gia trước ngày 1/7/2016.