Kinh doanh dược phẩm ngày càng phải đối mặt với nhiều thách thức mới về quản trị trong thời đại kỹ thuật số. Thách thức bên trong đến từ đối thủ cạnh tranh, nhà sản xuất, nhà cung ứng, tổ chức chăm sóc sức - y tế, v.v. Thách thức bên ngoài đến từ chi phí bán hàng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, quản lý, giám sát, phân tích thị trường mục tiêu và độ phủ thị trường.
Khó khăn lớn nhất là các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt, bắt buộc phải được tuân thủ tuyệt đối trong ngành dược như GMP, GSP, GLP, GDP, GPP, USFDA 21 CFR, GAMP 5... Chuyển đổi số trong ngành dược không đơn giản là ứng dụng các công nghệ mới như tự động hóa; thay vào đó, công nghệ kỹ thuật số được tích hợp vào toàn bộ mô hình, chiến lược kinh doanh, văn hóa quản trị, phương thức điều hành của Vimedimex trên nền tảng đổi mới công nghệ và ứng dụng công nghệ số, đặc biệt là nhu cầu về tầm nhìn, tư duy lãnh đạo kiên trì, quyết liệt hướng tới chuyển đổi đổi thành công, và Vimedimex đã làm được điều đó.
Hãng Oracle Netsuite đã chọn và trao cúp vàng vinh danh "Doanh nghiệp chuyển đổi số xuất sắc năm 2022" cho một doanh nghiệp Việt Nam lần đầu tiên. Đây là kết quả của hơn 4 năm nỗ lực bền bỉ, quyết liệt, thể hiện nỗ lực và trí tuệ trên chặng đường thử thách nhưng tự hào của Vimedimex.
Ông Dư Đình Trường - Giám đốc giải pháp của SuiteCloud PointStar Việt Nam, đối tác hàng đầu của Oracle NetSuite tại Việt Nam - Trưởng dự án chuyển đổi số của tại Vimedimex trao đổi:
Thưa ông, điều gì quan trọng nhất trong quy trình chuyển đổi số của Vimedimex?
Công nghệ hiện đại Oracle Netsuite, Salesforce CDP, Amazon Web Services, cùng với các máy chủ Elastic Compute Cloud, chuyển đổi số toàn diện trên toàn hệ thống của Vimedimex, được xác định, tích hợp và làm chủ bởi Vimedimex. Áp dụng phương thức quản trị hiện đại hóa quy trình làm việc, khai thông nguồn lực, quản lý chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế, nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh của Vimedimex trên thị trường dược phẩm.
Giải pháp số 1 thế giới về quản trị doanh nghiệp trên điện toán đám mây, Oracle Netsuite, được Vimedimex chọn:
(1) Tính năng đa dạng, khả năng mở rộng linh hoạt và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và tối ưu. (2) Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho phép người dùng sử dụng các tính năng của giải pháp một cách nhanh chóng và dễ dàng. (3) NetSuite cung cấp quy trình tổng thể để tổng hợp và đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn thông tin vào một hệ thống phục vụ nhu cầu riêng lẻ hoặc đa dạng của các phòng ban khác nhau, bao gồm tài chính, kho hàng, mua hàng, bán hàng...mà quá trình kinh doanh cần phải có.
(4) Vimedimex quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất, bất kể hoạt động ở đâu trên thế giới, nhờ khả năng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau của Oracle NetSuite. (5) Tốc độ truyền tải dữ liệu vượt bậc, ngay trong thời gian thực và kết nối di động, hệ thống phản ứng, theo kịp nhu cầu chuyên sâu của người dùng.
(6) Trung tâm dữ liệu đáng tin cậy đảm bảo tính bảo mật, khả năng bảo vệ dữ liệu trước những sự cố bất ngờ tác động đến hệ thống, đảm bảo bảo mật mạnh nhất cho khách hàng mua, và khả năng khôi phục dữ liệu sau thảm. (7) Phần mềm Oracle Netsuite có khả năng kết hợp với các hệ thống khác để nhập dữ liệu bổ sung, tự động cập nhật dữ liệu từ bên ngoài hệ thống.
Hệ thống CRM số một trên thế giới được Vimedimex chọn là phần mềm Salesforce CDP. (1) Sử dụng các công cụ phân tích thông minh và Khả năng tích hợp dữ liêu hai chiêu giữa Salesforce với bất kỳ hệ thống nào khác, (2) Với các phân hệ tích hợp liền mạch, tập trung toàn bộ dữ liệu, thông tin đủ lớn của hệ thống khách hàng mua trên cùng một nền tảng, (2) Sử dụng các công cụ hỗ trợ hợp tác, công cụ tương tác khách hàng mua, khả năng phân tích, trực quan cho phép sử dụng trên thiết bị di động, hỗ trợ các tính năng hữu ích như dự đoán bán hàng, giám sát khách hàng tiềm năng, hỗ trợ chuyển đổi Vimedimex dần khỏi cơ sở hạ tầng tại chỗ và hướng tới các mô hình linh hoạt. (3) Salesforce CRM tích hợp các tính năng phục vụ quản lý thông tin, tạo lập quy trình làm việc, quản lý công việc, quản lý cơ hội, theo dõi cơ hội, công cụ hỗ trợ, công cụ hỗ trợ tương tác khách hàng mua.
Đối với hệ thống thương mại điện tử B2B của CEVPharma, Vimedimex lựa chọn Amazon Web Services nền tảng điện toán đám mây toàn diện, được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới.
(1) Hạ tầng luôn có tính sẵn sàng cao; đây là những phân vùng được tách biệt hoàn toàn trong cơ sở hạ tầng của AWS. Cô lập mọi sự cố, đạt được mức độ sẵn sàng cao hơn bằng cách chia sẻ các ứng dụng trên nhiều AZ khác nhau trong cùng một khu vực.
(2) Phần cứng vũ khí tối thượng, thiết kế không chỉ bộ định tuyến, chip trong các máy chủ, thiết bị mạng, máy chủ lưu trữ, máy chủ tính toán, mạng tốc độ cao;
(3) Dịch vụ đầy đủ chức năng, nhiều tính năng bên trong hơn bất kỳ nhà cung cấp đám mây nào khác, khả năng mở rộng dịch vụ cho CEVPharma rất đơn giản và tự động hóa, với cấu hình Auto-Scaling phù hợp, các EC2 instance có thể được tự động tạo mới, đáp ứng lượng khách hàng mua truy cập ngày càng tăng trên trang web CEVPharma.
(4) Bảo mật hệ thống với môi trường điện toán đám mây linh hoạt bảo mật nhất hiện có, được bảo vệ tối đa nhờ nền tảng từ trung tâm dữ liệu, bảo mật thông tin, danh tính, ứng dụng và thiết bị của khách hàng mua.
Thưa ông, vậy phần mềm Oracle Netsuite, Salesforce CDP và Amazon Web Services được sử dụng và tích hợp như thế nào vào mô hình hoạt động quản trị kinh doanh của Vimex?
Đầu tiên, Giải pháp Oracle Netsuite được phát triển dựa trên quy trình tiêu chuẩn "Best Practices" cho hoạt động kinh doanh dược phẩm, cung cấp các tính năng để tổng hợp, đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn thông tin vào một hệ thống phục vụ nhu cầu đa dạng được tích hợp vào phân hệ quản lý vận hành CEVPharma
(1) Phân hệ quản trị nguồn cung ứng và cơ cấu danh mục thuốc: Theo thuốc hóa dược, sinh phẩm; Theo thuốc đơn thành phần và đa thành phần; Theo nhóm tác dụng dược lý; Theo nguồn gốc, xuất xứ, Theo thuốc biệt dược gốc và thuốc generic; Theo nhóm tiêu chí kỹ thuật; Theo đường dùng, dạng dùng, Theo phân tích ABC; Theo phân tích VEN để xác định ưu tiên cho hoạt động mua hàng và tồn trữ thuốc trong kho.
(2) Quản lý danh mục sản phẩm được sắp xếp thành 27 nhóm chính, theo tác dụng điều trị, Thông tin về sản phẩm được mô tả chi tiết (Số thứ tự, Mã định danh, Tên thuốc, Thành phần thuốc, Hàm lượng, Đơn vị đóng gói, Đơn vị tính, Đơn vị liều dùng, Lô sản xuất, Hạn sử dụng, Cơ sở sản xuất, Tiêu chuẩn sản xuất (GMP-EU, PICS, GMP-WHO), Nước sản xuất, Niêm yết giá bán buôn, Chính sách chiết khấu không cam kết doanh số, Chính sách chi chiết khấu cam kết doanh số, Chương trình khuyến mại).
(3) Phân hệ quản trị giao dịch bán hàng hóa trực tuyến 24/7 trên CEVPharma, giao diện có cấu trúc danh mục sản phẩm phân lớp, quản lý dữ liệu giá cả, chính sách chiết khấu, chương trình khuyến mại và các thay đổi được cập nhật trên CEVPharma. KHM có thể so sánh giá cả theo thời gian thực, trên tất cả các kênh, điều này làm tăng khả năng cạnh tranh về giá và thúc đẩy sự trung thành của khách hàng mua trên CEVPharma Việc kiểm soát đơn hàng tiện lợi hơn được hỗ trợ bởi các tính năng hỗ trợ như Search từ, Lọc sản phẩm nhanh, Giỏ hàng nhanh, Checkout nhanh... Ngoài ra, nó giúp quá trình mua hàng trực tuyến. Việc bổ sung hoặc sản phẩm trong giỏ hàng, tự động tính tổng chi phí,... giúp tăng tốc quá trình mua hàng.
(4) Phân hệ quản trị kho hàng đạt tiêu chuẩn GDP, GSP, bảo quản toàn bộ các sản phẩm giữ nguyên chất lượng để mỗi chiến binh tí hon này, tiếp tục chiến thắng trong trận chiến với bệnh tật, mang lại cho người dân nụ cười và niềm vui. Theo dõi các giao dịch nhập hàng bằng cách sử dụng các thao tác đổi mới, cập nhật, xem danh sách sản phẩm trong kho, xem chi tiết, lọc sản phẩm theo ba tiêu chí: xem toàn bộ, nhập lâu chưa bán được, bán chậm, sản phẩm bán chạy nhất. Sắp xếp sản phẩm, danh mục sản phẩm theo nhóm dược lý, lô sản xuất, hạn dùng....
(5) Phân hệ quản trị hệ thống vận chuyển hàng hóa logistics 3PL trên nền tảng Oracle Netsuite TMS và App Mobile cho Tài xế được tích hợp hệ thống bản đồ Google Maps, gắn thiết bị giám sát hành trình GPS: TMS-4G vào xe chuyên dùng, cho phép giám sát nhiệt độ trong suốt quá trình vận chuyển, bảo quản hàng hóa đạt tiêu chuẩn GSP và hệ thống đo cảm biến nhiệt độ, độ ẩm, thiết bị phát wifi và thẻ sim 4G để giao hàng đến đúng địa điểm quy định.
(6) Hệ thống quản lý, giám sát NVBH được tích hợp với hệ thống bản đồ số Google Mapss, định vị GPS trên điện thoại của NVBH, nhằm xác định vị trí, độ của NVBH, hiển thị vị trí, lịch sử di chuyển của NVBH trên bản đồ.
Thứ hai, Phân hệ quản lý kinh doanh và quảng cáo được tích hợp, tích hợp phần mềm Salesforce CDP là hệ thống CRM phổ biến nhất trên toàn thế giới.
(1) Phân hệ quản lý kênh phân phối mua buôn trực tuyến 24/7 của KHM tuyến huyện trên CEVPharma và Kênh phân phối bán chéo sản phẩm phục vụ 20 triệu khách hàng đang sử dụng MBBank, App Mobile thông qua giải pháp nhúng của Hệ thống POS CEVPharma với MBBank App Mobile dành cho KHM là các Đại lý phân phối của 590 huyện của 63 tỉnh thành (ĐLPP) trên nền tảng cài đặt hệ thống POS của CEVPharma, hỗ trợ quản lý các giao dịch nhập hàng, hàng tồn kho theo Lô, hạn sử dụng, quản lý bán hàng.
Thông tin Đơn hàng và thông tin khách hàng được tích hợp tự động vào Hệ thống POS của CEVPharo ngay khi đơn hàng được đặt thành công ở kênh bán chéo.
(2) Phân hệ quản lý hệ thống Khách hàng mua ứng dụng, tích hợp với hệ thống Tổng đài, email, SMS, trang web, Oracle Netsuite, v.v. Điều này giúp việc truy cập thông tin Nhà thuốc/Quầy thuốc của Công ty Dược, Bệnh viện, Trung tâm Y tế, Phòng khám và Tủ thuốc trạm xá tại 590 huyện thuộc 63 tỉnh thành trở nên đơn giản và thực hiện đánh giá, phân loại theo các tiêu chí: Số năm hoạt động, Quy mô, doanh thu hàng tháng, Tần suất nhập hàng, Số lượng nhân viên,
(3) Phân kệ quản lý kế hoạch bán hàng, kế hoạch nguồn vốn và kế hoạch chi phí đảm bảo khả năng mở rộng thích ứng và kết nối với các hệ thống khác thông qua giao thức APIs. Hệ thống Oracle Netsuite sẽ tự động tính toán, lên Báo cáo Bảng cân đối kế toán so sánh giữa kế hoạch và thực hiện. (4) Phân hệ quản lý kế hoạch marketing được ứng dụng, tích hợp digital marketing trên đa nền tảng, đòi hỏi phương pháp tiếp cận tự động hóa và hiệu quả trong việc phân tích, kiểm soát cũng như phân bổ nguồn tiền ở các kênh truyền thông hiệu quả nhất. Về bản chất, marketing automation dù "quyền năng" như thế nào thì vẫn chỉ dừng ở mức độ công cụ, giá trị thực sự chính là khi nhân viêning có thể trực tiếp sử dụng các công cụ này, vào chính quy trình, nội dung quảng cáo hàng ngày, hàng tháng của Vimedimex để thay thế và nâng cấp các hoạt động marketing quan trọng.
(5) Phân hệ quản lý và chăm sóc khách hàng mua hiệu quả từ mọi điểm chạm của khách hàng với CEVPharma chỉ trên một hệ thống. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật chăm sóc cá nhân hóa khách hàng, nhất quán tới từng khách hàng mua, tăng trưởng doanh số bán hàng mang tính đột phá, tăng mức độ hài lòng của khách hàng mua. Từ khi truy cập vào trang web CEVPharma đến kết thúc quá trình mua hàng, được đo lường, theo dõi bởi nền tảng Salesforce CDP, Salesforce CDP cung cấp góc nhìn 360 độ về trải nghiệm của khách hàng mua.
Thứ ba, Phân hệ quản trị kế toán tài chính được tạo thành từ các phân hệ: Quản trị kế hoạch tài chính, Quản trị kế hoạch nguồn vốn, Quản trị kế hoạch chi phí, Kế toán tổng hợp (GL:General Ledger), Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán công nợ phải thu, Kế toán nợ phải trả, Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ, Kế toán giá thành, Kế toán giá vốn hàng bán, Quản trị báo cáo tài chính.
(1) Phân hệ quản trị tài chính vốn là mạch nguồn sự sống của Vimedimex, chỉ số tài chính là các tỷ lệ được xác định bằng cách chia số liên quan tới tài chính hoặc kinh doanh cho một số liệu khác (tổng doanh thu chia cho số lượng nhân viên).
(2) Phân hệ kế toán vốn bằng tiền của giải pháp Oracle Netsuite, các khoản thu hoặc chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được quản lý, kiểm soát chặt chẽ. Các khoản thanh toán với nhà cung cấp, thu tiền khách hàng được quản lý toàn diện cho từng lần thanh toán ngay trên màn hình phiếu thu hoặc chi giúp NVKT thao tác nhanh nhất, chính xác nhất. Thông tin tồn quỹ, nhật ký thu chi được cập nhật liên tục, kịp thời và đưa ra các kế hoạch thu, chi và quản lý dòng tiền của Vimedimex một cách hiệu quả.
(3) Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ khác như phân hệ quản lý hàng tồn kho, mua hàng, bán hàng, nhập hàng. Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp diễn ra, các bút toán hạch toán tự động tương ứng tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ tồn kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng quản lý thông tin khách hàng mua, giao dịch bán hàng, danh mục khách hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng quản lý thông tin nhà cung cấp, dữ liệu nhập hàng, danh mục NCC),
(4) Phân hệ kế toán công nợ phải thu ứng dụng giải pháp Oracle Netsuite được tạo ra tự động, ghi vào sổ phụ kế toán, các khoản nợ của khách hàng trong từng hợp đồng, đơn hàng được quản lý chặt chẽ và kết nối với phân hệ quản lý chi phí giá thành để theo dõi các khoản mục chi phí cho từng đầu mục công việc, phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm. Phân tích định mức công nợ, tuổi nợ để tránh tình trạng nợ xấu trong Vimedimex và đưa ra các chính sách bán hàng hiệu quả.
(5) Phân hệ kế toán giá thành của giải pháp FTS ERP, trong đó dữ liệu về chi phí, giá thành của sản phẩm được tập hợp, xử lý và tính toán theo từng đơn đặt hàng, qua một công đoạn hoặc nhiều công đoạn. thuộc vào yêu cầu, chi phí được phân bổ theo nhiều cách khác nhau. Tự động xác định chi phí thành sản phẩm và áp dụng chứng từ nhập kho sản phẩm.
(6) Giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ được tính vào hệ thống kế toán giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng hóa bán ra trong kỳ và các chi phí liên quan đến các hoạt động bán hàng như chiết khấu hàng bán trực tiếp trên hóa đơn điện tử, chi phí khuyến mại, chi phí hoa hồng cho nhân viên bán hàng, chi phí truyền thông, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá trị hàng hóa bị hao hụt mất mát (sau khi trừ đi phần được bồi thường (nếu có) đều được bao gồm trong trị giá vốn hàng bán. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán phải xác định kết quả để cung cấp thông tin trình bày báo cáo tài chính sau khi xác định được trị giá vốn của hàng xuất kho, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Tầm vóc và vị thế của Vimedimex đã hoàn toàn thay đổi do chuyển đổi số. Thành công này thể hiện sự minh bạch, rõ ràng của Vimedimex bên cạnh tinh thần đoàn kết, sáng tạo, sẵn sàng đối mặt với thách thức, để tìm kiếm, áp dụng những giải pháp hữu hiệu. Vimedimex kinh doanh vượt ra ngoài việc tìm kiếm lợi nhuận để đạt được mục tiêu kinh tế mà vượt ra ngoài việc cống hiến cho xã hội.
Bằng cách niêm yết giá bán công khai, minh bạch trên hệ thống CEVpharma, người mua nào cũng có thể tham khảo giá, biết được giá bán thuốc ở những khoảng giá khác nhau, cắt bỏ chi phí thông qua khâu trung gian, không còn trường hợp chênh lệch giá bán giữa tỉnh, thành phố với nông thôn, đây là sự hiện thực hóa thực sự giá trị, tạo ra sự công bằng, minh bạch cho người dân và xã hội. Sự thành công của chuyển đổi số ứng dụng vào mô hình kinh doanh minh bạch của Vimedimex là phương thức hiệu quả, thiết thực giúp cho mỗi người dân vùng sâu vùng xa tiếp cận với những viên thuốc đạt chất lượng theo tiêu chuẩn sản xuất GMP với giá trị thực tế của từng viên thuốc.
* Mời quý độc giả theo dõi các chương trình đã phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam trên TV Online và VTVGo!
Cập nhật tin tức công nghệ mới nhất tại fanpage Công nghệ & Cuộc sống