Cách tạo drop-down list bằng Data Validation trong Microsoft Excel

Data Validation cho phép bạn thực hiện các thiết lập tùy chỉnh phức tạp như hiển thị cho người dùng danh sách các lựa chọn dạng thả xuống (drop-down list) hoặc giới hạn kiểu dữ liệu nhập vào một ô nào đó. Nó cực kỳ hữu ích khi bạn cần đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu trên bảng tính Excel.

Bài viết từ GuidingTech hôm nay sẽ chỉ cho bạn cách tạo drop-down list trên Excel sử dụng Data Validation. Bài hướng dẫn được thực hiện trên Excel 2016 nhưng bạn có thể áp dụng tương tự trên Excel 2013 và các phiên bản khác.

Tạo bảng dữ liệu và lên danh sách các lựa chọn

Đầu tiên, bạn thiết một bảng dữ liệu cơ bản. Bạn có thể tạo bảng thủ công hoặc copy và paste từ nguồn bất kỳ.

Tiếp theo, bạn lên danh sách các lựa chọn cho drop-down list. Bạn có thể nhập danh sách các lựa chọn khi tạo drop-down list trên Data Validation hoặc bạn có thể tạo sẵn danh sách này ở một vị trí khác trên bảng tính (sheet) hiện tại hoặc trên bảng tính khác.

Với ví vụ này, chúng tôi sẽ lên danh sách các lựa chọn cho drop-down list trên một bảng tính khác. Vậy nên, chúng tôi sẽ chọn Sheet2 từ thẻ bảng tính (sheet tabs) nằm ở dưới cùng.

Nhập các lựa chọn cho drop-down list trên cùng một cột (hoặc dòng), mỗi lựa chọn nằm trên 1 ô. Sau đó bạn quay tại bảng tính cần tạo drop-down list.

Bật Data Validation trên các ô đã chọn

Trong ví dụ này, chúng tôi muốn tạo danh sách thả xuống ở cột Ratings, hoặc cột B. Chọn các ô bạn muốn tạo drop-down list. Ở đây, chúng tôi đã chọn các ô từ B2 đến B10.

Chọn thẻ Data từ ribbon.

Trong nhóm Data Tools, bạn nhấn nút Data Validation.

Tạo drop-down list trên các ô đã chọn

Hộp thoại Data Validation sẽ hiện ra. Từ thẻ Settings, bạn có thể giới hạn kiểu dữ liệu được phép nhập vào các ô đã chọn bao gồm ngày tháng (date), số thập phân (decimal), time (thời gian), number (số)…

Tại đây, chúng tôi sẽ chọn List từ danh sách xổ xuống Allow để tạo drop-down list trên các ô đã chọn.

Chọn nguồn chứa các lựa chọn drop-down list

Bây giờ, bạn cần chỉ định nguồn chứa các lựa chọn cho drop-down list. Có 2 cách để bạn làm việc này. Cách đầu tiên là bạn nhập thủ công các lựa chọn vào ô Source, mỗi lựa chọn cách nhau bởi dấu phẩy. Cách này khiến bạn mất nhiều thời gian và công sức nếu bạn có một danh sách dài các lựa chọn.

Ở đầu bài viết, chúng ta đã tạo một danh sách các lựa chọn trên một sheet riêng biệt. Giờ đây, chúng ta sẽ sử dụng danh sách đó để tạo drop-down list trên các ô đã chọn. Cách thứ 2 này dễ quản lý hơn. Bạn cũng có thể ẩn sheet chứa nguồn dữ liệu (nhấp chuột phải lên sheet cần ẩn và chọn Hide) khi bạn gửi file cho người khác.

Để thêm danh sách từ một bảng tính riêng biệt vào drop-down list, bạn nhấn nút hình mũi tên hướng lên ở bên phải hộp Source.

Hộp thoại Data Validation xuất hiện cho phép bạn chọn nguồn dữ liệu và bạn có thể truy cập đến các sheet chứa nguồn dữ liệu nằm bên dưới hộp thoại này. Chọn sheet chứa các lựa chọn cho drop-down list, ở đây là Sheet2.

Tiếp đến, bạn chọn các ô chứa các lựa chọn của drop-down list. Tên bảng tính và dãy các ô chứa các lựa chọn cho drop-down list sẽ được thêm vào ô Source trên hộp thoại Data Validation.

Nhấn nút mũi tên hướng xuống ở bên phải ô Source để chấp nhập nguồn dữ liệu vào cũng như mở rộng hộp thoại này.

Tạo gợi ý nhập liệu

Bạn có thể tạo gợi ý nhập liệu cho drop-down list để giúp người dùng nhập liệu dễ dàng và ít sai sót hơn. Thông điệp gợi ý nên càng ngắn càng tốt.

Để tạo gợi ý hiển thị khi bạn chọn một ô nằm trong drop-down list, bạn chọn thẻ Input Message. Sau đó, bạn nhập tiêu đề cho gợi ý và mục Title và thông điệp gợi ý và ô Input Message.

Tạo thông báo lỗi khi nhập liệu sai

Một tùy chọn khác của drop-down list bạn có thể sử dụng là tạo thông báo lỗi (error message). Đây là thông báo hiển thị khi người dùng cố gắng nhập một kiểu dữ liệu không đúng với kiểu dữ liệu bạn đã quy định cho drop-down list. Trong ví dụ này, khi ai đó nhập một lựa chọn không khớp với các lựa chọn có sẵn, thông báo lỗi sẽ xuất hiện.

Để thêm thông báo lỗi, bạn chọn thẻ Error Alert. Kiểu thông báo (Style) mặc định sẽ là Stop. Bạn có thể chọn Warning hoặc Information.

Ý nghĩa các kiểu thông báo:

- Stop: Hiển thị thông báo lỗi khi người dùng nhập liệu sai. Người dùng có thể nhấn nút Retry để nhập lại hoặc Cancel để xóa dữ liệu nhập sai.

- Warning: Hiển thị thông báo khi người dùng nhập liệu sai. Người dùng có thể nhấn nút Yes để chấp nhận dữ liệu vừa nhập, No để nhập lại và Cancel để xóa dữ liệu nhập sai.

- Information: Hiển thị thông báo khi người dùng nhập liệu sai. Người dùng có thể nhấn nút Yes để chấp nhận dữ liệu vừa nhập Cancel để nhập lại.

Với ví dụ này, chúng tôi sẽ giữ nguyên tùy chọn mặc định là Stop. Nhập tiêu đề cho thông báo lỗi tại ô Title và thông điệp báo lỗi tại mục Erorr message. Như đã nói ở trên, bạn nên chọn thông điệp càng ngắn càng tốt. Nhấn nút OK để hoàn tất.

Sử dụng drop-down list vừa tạo

Kể từ lúc này, khi bạn nhấp chuột vào một ô bất kỳ đã tạo drop-down list, danh sách các lựa chọn sẽ hiện ra và bạn có thể chọn một lựa chọn bất kỳ từ danh sách đó.