Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố do Hà Nội vận hành chính thức và hiện đang hoạt động.

Tất cả sở, ban, ngành và UBND quận, huyện, thị xã và các xã, phường, thị trấn trên địa bàn Thủ đô đều sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố Hà Nội nói chung.

Lãnh đạo các sở, ban, ngành và Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã và các xã, phường, thị trấn tại Hà Nội chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, điều hành triển khai nhiệm vụ được giao thống nhất trên cơ sở quản lý văn bản và điều hành thành phố.

Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Trần Sỹ Thanh cũng yêu cầu lãnh đạo các sở, ban, ngành và địa phương trên địa bàn sử dụng hệ thống tại cơ quan, đơn vị của mình, sử dụng chữ ký số cá nhân, cơ quan, tổ chức theo Quy chế làm việc của UBND thành phố và các quy định về công tác văn thư.

Đảm bảo tất cả các văn bản trao đổi giữa các cơ quan, tổ chức được xử lý bằng điện tử (trừ các văn bản mật) là một yêu cầu được đặt ra. Mục tiêu là đến hết năm 2023, 90% hồ sơ công việc tại cấp thành phố, 80% tại cấp huyện và 60% tại cấp xã (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước) sẽ được xử lý trên môi trường mạng, với 90% hồ sơ công việc ở cấp thành phố được xử lý trên mạng.

Dữ liệu điện tử phải được tạo, lưu trữ và chia sẻ theo quy định. Theo đúng tinh thần chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Thành phố, Hội đồng Nhân dân và UBND thành phố, điều quan trọng là phải quản lý hiệu quả tiến độ giải quyết công việc từ khâu tiếp nhận đến xử lý và ban hành văn bản đảm bảo công khai, minh bạch, rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm và rõ hiệu quả.

Cơ quan được giao trách nhiệm vận hành kỹ thuật là Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đảm bảo rằng hệ thống quản lý văn bản và điều hành của thành phố hoạt động nhất quán, thông suốt, an toàn và bảo mật. Các văn bản điện tử có thể được gửi và nhận qua đường bưu điện đến Tục liên thông văn bản quốc gia.

Từ tháng 8/2022, UBND thành phố đã ban hành mã định danh điện tử của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Ủy ban theo 4 cấp, trong đó mã định danh điện tử của UBND thành phố Hà Nội là H26, nhằm phục vụ việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn Hà Nội và với các bộ, ngành và địa phương khác.

Tục liên thông văn bản quốc gia và hệ thống quản lý và điều hành văn bản thành phố Hà Nội đã được kết nối. Theo Bộ TT&TT, cơ quan thường trực Ủy ban quốc gia về chuyển đổi số, số lượng văn bản điện tử gửi và nhận trong năm 2022 (tính đến ngày 20/12/2022) là trênTục liên thông văn bản quốc gialà hơn 6,5 triêu văn bản, gấp 2,8 lần so với năm 2021.

Lũy kế từ khi khai trương đến ngày 20/12/2022, đã có hơn 17 triệu văn bản điện tử được gửi, nhận qua Tục liên thông văn bản quốc gia. Hầu hết các cơ quan nhà nước đã gửi, nhận văn bản điện tử và 70% lãnh đạo các cấp đã sử dụng chữ ký số cá nhân. Việc cơ quan nhà nước các cấp sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành để trao đổi văn bản điện tử, chỉ đạo, điều hành qua mạng đã giúp tiết kiệm chi phí và thời gian gửi, nhận, xử lý văn bản.