Văn phòng số - Xu hướng nắm bắt tương lai dành cho các tổ chức, doanh nghiệp

Khi công việc văn phòng không còn là một sự nhàm chán

Nếu trước đây, mỗi lần phải trình các kế hoạch, công việc, thậm chí chỉ là một khoản chi nhỏ cho văn phòng, thì giờ đây, chị Phương Anh - nhân viên hành chính của một công ty bất động sản lớn ở Hà Nội - chỉ cần thực hiện qua một số bước, từ soạn thảo văn bản, in ấn, xin phê duyệt, trình ký, chuyển bộ phận kế toán,... mất khá nhiều thời gian đi lại và giấy mực thì hiện tại, sau khi được số hóa, chỉ cần thao tác trên máy tính, điền thông tin, gửi và chờ đợi kết quả.

Bản thân chị Phương Anh cũng thấy hiệu quả công việc tăng lên rất nhiều mặc dù thời gian làm việc được rút ngắn, và việc hành chính không còn là "hành là chính" mà trở nên khoa học, thú vị hơn rất nhiều.

Không chỉ công ty của chị Phương Anh mà phần lớn các doanh nghiệp, tổ chức hiện đang sử dụng giải pháp số hóa MobiFone Smart Office có được. Đó là một trong rất nhiều lợi ích của việc chuyển đổi văn phòng điện tử. Không chỉ phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia mà còn là sự chuyển mình của doanh nghiệp trong thời đại 4.0, đây cũng là xu hướng đang phát triển mạnh mẽ trong thời gian qua.

Bộ sản phẩm văn phòng điện tử Mobifone Smart Office đã sở hữu một hệ sinh thái dịch vụ, giải pháp phong phú gồm MobiFone eOffice, MobiFone eWork, Thư viện tài liệu, MobiFone eLearning, MobiFone HRM,... Chúng đã được MobiFone đầu tư phát triển trong nhiều năm qua và liên tục được bổ sung, nâng cao và cập nhật để phù hợp với nhu cầu ngày càng đa dạng của cộng đồng các tổ chức, doanh nghiệp trong nước.

Với các giải pháp này, tất cả các hoạt động, quy trình quản lý văn phòng của công ty đều được số hóa khép kín, trọn vẹn với hiệu suất cao nhất, loại bỏ những khâu thừa, tiết kiệm thời gian và ngân sách tối đa.

"Đa trong một", đáp ứng mọi nhu cầu của văn phòng số

Trong hệ sinh thái MobiFone Smart Office, giải pháp quản lý văn bản điện tử Mobifone eOffice được coi là giải pháp cơ bản đầu tiên mà bất kỳ doanh nghiệp nào muốn thực hiện số hóa đều không thể bỏ qua.

vào từng giai đoạn phát triển và nhu cầu của khách hàng, giải pháp này cũng sẽ được cải thiện với Office+, tích hợp thêm trình quản lý cuộc họp trực tuyến thế hệ mới Meet, phòng họp không giấy tờ MobiFone eCabinet một cách linh hoạt.

MobiFone eOffice tối ưu hóa tất cả các công việc như quản lý lên lịch họp, sắp xếp tài liệu, quản lý văn bản đến và đi một cách đơn giản, mọi lúc, mọi nơi, ngoài việc giúp số hóa các hoạt động mang tính giấy tờ, văn bản hành chính. Đặc biệt, với viêc tích hợp công nghệ SIM PKI hoặc USB token có độ bảo mật cao nhất, MobiFone eOffice mang đến sự an tâm vững chắc cho người dùng là những người quản lý và chủ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch và quản lý các hoạt động văn phòng một cách hiệu quả và tối ưu.

Với sự ra đời của Thư viện tài liệu, MobiFone không chỉ tối ưu hóa công tác quản lý giấy tờ và tài liệu với sự ra đời của Smart Office. Các văn bản quy chế, quy định, tài liệu tham khảo,.. đều được số hóa và có thể tìm kiếm với công nghệ tìm kiếm bằng giọng nói với giải pháp được xây dựng là một thư viện trực tuyến.

Các tài liệu liên quan đều hiển thị một cách rõ ràng khi chỉ cần nhập hoặc phát âm nội dung cần tra cứu. Điều này không chỉ "gỡ rối" cho bộ phận văn phòng mà còn giúp giải quyết những rủi ro về thất lạc, hư hỏng tài liệu, tiết kiệm chi phí hiệu quả, đặc biệt là đối với các tổ chức, doanh nghiệp lớn, khi mà số lượng văn bản được ban hành mỗi ngày không dừng lại ở con số hàng chục, hàng trăm...

Giải pháp MobiFone eWork giờ đây sẽ là trợ thủ đắc lực cho không chỉ các nhân viên mà còn cả những người đứng đầu doanh nghiệp và từng bộ phận. Với các tính năng chính như lập kế hoạch công việc (theo phòng ban, dự án); phân công việc, đánh giá kết quả; theo dõi tiến độ xử lý công việc (hoàn thành, chậm deadline; phương án xử lý...); quản lý quy trình linh động theo từng nhóm, phòng ban...

Ngoài việc giúp tăng cường sự tương tác và trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong công ty, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, MobiFone eWork còn giúp giảm thiểu thời gian cho các hoạt động quản lý.

MobiFone đặc biệt chú trọng đầu tư, thiết kế để phù hợp với từng đặc điểm, giai đoạn của khách hàng trong nước, liên quan trực tiếp đến yếu tố nhân sự tại các tổ chức, doanh nghiệp, các giải pháp đào tạo trực tuyến Elearning và quản trị nhân sự HRM.

Nếu MobiFone eLearning là một giải pháp giúp nâng cao chất lượng nguồn nhân sự với nhiều học trực tuyến về nhiều lĩnh vực khác nhau như kỹ năng mềm, ngoại ngữ, kỹ năng chuyên môn, kinh doanh, v.v., thì giải pháp quản trị nhân sự HRM sẽ giúp phát huy tối đa năng lực nguồn nhân sự chất lượng cao đó.

MobiFone HRM được tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) không chỉ giúp quản lý, tuyển dụng và đào tạo nhân sự hiệu quả mà còn giúp giữ chân nhân tài với các căn cứ đánh giá công tâm đi kèm với các chính sách về lương, thưởng, phúc lợi xã hội xứng đáng.

Có thể nói hệ sinh thái văn phòng điện tử của MobiFone đã và đang đáp ứng tất cả các nhu cầu mà tổ chức, doanh nghiệp cần, từ những nhu cầu cơ bản đến nâng cao, phù hợp với từng quy mô, giai đoạn phát triển... tất cả các hoạt động cần thiết trong mỗi văn phòng đều được đáp ứng và số hóa hiệu quả với các giải pháp đồng bộ, thông minh và linh hoạt từ MobiFone Smart Office.

Cập nhật tin tức công nghệ mới nhất tại fanpage Công nghệ & Cuộc sống