Vimedimex - Công ty chuyển đổi số xuất sắc năm 2022

Hãng Oracle Netsuite đã chọn và trao cúp vàng vinh danh "Doanh nghiệp chuyển đổi số xuất sắc năm 2022" cho một doanh nghiệp Việt Nam lần đầu tiên. Hơn 4 năm nỗ lực vượt bậc của tập thể nhân viên Vimedimex đã bền bỉ, kiên quyết, thể hiện nỗ lực và trí tuệ trên chặng đường vượt vũ môn đầy thử thách là kết quả của niềm vinh dự này.

Chúng tôi đã nói chuyện với ông Dư Đình Trường, Giám đốc giải pháp của SuiteCloud PointStar Việt Nam và là đối tác hàng đầu của Oracle NetSuite tại Việt Nam, về dự án chuyển đổi số của tại Vimedimex.

- Thưa ông, kỹ thuật nào quan trọng nhất trong quy trình chuyển đổi số của Vimedimex?

Các công nghệ hiện đại nhất thế giới, Oracle Netsuite, Salesforce CDP, Amazon Web Services và các máy chủ Elastic Compute Cloud, đã nhanh chóng thực hiện chiến lược chuyển đổi số toàn diện trên toàn bộ hệ thống vận hành của Vimedimex, được xác định, tích hợp và làm chủ bởi Vimedimex. Áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại để chuẩn hóa quy trình làm việc, khai thông nguồn lực, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, kiểm soát chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh của Vimedimex trên thị trường dược phẩm toàn cầu.

Với các ưu điểm như tính năng đa dạng, khả năng mở rộng linh hoạt, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và tối ưu, Vimedimex chọn phần mềm Oracle Netsuite, giải pháp số 1 thế giới về quản trị doanh nghiệp trên điện toán đám mây. Người dùng có thể sử dụng các tính năng của giải pháp ERP này một cách nhanh chóng và dễ dàng nhờ giao diện đơn giản, dễ sử dụng. NetSuite cung cấp quy trình tổng thể để tổng hợp và đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn thông tin vào một hệ thống duy nhất có thể phục vụ nhu cầu riêng lẻ hoặc đa dạng của các phòng ban cần thiết.

Ngoài ra, Oracle NetSuite hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau, cho phép các Vimedimex quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất, bất kể hoạt động ở đâu trên thế giới. Tốc độ truyền tải dữ liệu vượt bậc, ngay trong thời gian thực (real-time) và kết nối di động cho phép hệ thống tuân thủ các nhu cầu chuyên sâu của người dùng. (6) Trung tâm dữ liệu đáng tin cậy đảm bảo tính bảo mật, khả năng bảo vệ dữ liệu trước những sự cố bất ngờ có thể tác động đến hệ thống. Để cung cấp khả năng bảo mật mạnh nhất cho khách hàng mua và khôi phục dữ liệu sau thảm, Oracle Netsuite sử dụng nhiều công cụ giám sát, kiểm soát chính sách nghiêm ngặt, bảo vệ chuyên môn cao. (7) Phần mềm Oracle Netsuite có khả năng kết hợp với các hệ thống khác để nhập dữ liệu bổ sung, tự động cập nhật thông tin từ bên ngoài hệ thống.

Hệ thống CRM số một trên thế giới được Vimedimex chọn là phần mềm Salesforce CDP. Sử dụng các công cụ phân tích thông minh và khả năng tích hợp dữ liệu hai chiều giữa Salesforce với bất kỳ hệ thống nào khác, các hệ thống tích hợp liền mạch, tập trung toàn bộ dữ liệu, dữ liệu đủ lớn của hệ thống khách hàng mua trên cùng một nền tảng và dữ liệu có thể truy cập được. Các tính năng phục vụ NVBH được tích hợp trong Salesforce CRM để quản lý thông tin, quy trình làm việc, quản lý công việc, theo dõi cơ hội, công cụ hỗ trợ hợp tác, công cụ tương tác khách hàng mua, khả năng phân tích, quản lý dữ liệu di động cho phép sử dụng thiết bị di động, hỗ trợ các tính năng hữu ích như dự đoán bán hàng và giám sát khách hàng tiềm năng.

Sự phát triển không ngừng của trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML), những công nghệ này đang được sử dụng ngày càng nhiều để tự động hóa các tác vụ và đưa ra quyết định giúp tạo ra kết quả tốt hơn con người. Khi ngày càng có nhiều thiết bị được kết nối với nhau, Internet of Things (IoT) trở nên phổ biến hơn và dữ liệu có thể được sử dụng để tăng cường hoạt động và đưa ra quyết định. Điện toán đám mây, hỗ trợ Vimedimex chuyển dần từ cơ sở hạ tầng tại chỗ sang mô hình linh hoạt nhờ sự phát triển không ngừng của điện toán đám mây. Sự gia tăng của các cặp song sinh kỹ thuật số, là bản sao ảo của các hệ thống vật lý có thể được sử dụng cho các phép thử nghiệm, mô phỏng và phân tích. Việc sử dụng ngày càng nhiều chatbot và các loại AI đàm thoại khác đã giúp cải thiện khả năng tiếp thị dịch vụ và cải thiện thay da đổi thịt.

Đối với hệ thống thương mại điện tử B2B của CEVPharma, Vimedimex lựa chọn Amazon Web Services nền tảng điện toán đám mây toàn diện, được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới.

Các phân vùng được tách biệt hoàn toàn trong cơ sở hạ tầng của AWS và hạ tầng luôn có tính sẵn sàng cao. Để cô lập mọi sự cố và đạt được mức độ sẵn sàng cao hơn, phân chia các ứng dụng trên nhiều AZ khác nhau trong cùng khu vực. Bảng điều khiển, bảng điều khiển quản lý được phân phối trên nhiều khu vực, bao gồm các regional API Endpoints.

Phần cứng vũ khí tối thượng, thiết kế không chỉ bộ định tuyến (router), chip trong các máy chủ, thiết bị mạng, máy chủ lưu trữ (storage server), máy chủ tính toán (compute server) và mạng tốc độ cao (high-speed network).

Dịch vụ đầy đủ chức năng, nhiều tính năng bên trong hơn bất kỳ nhà cung cấp đám mây nào khác, khả năng mở rộng dịch vụ cho CEVPharma rất đơn giản và tự động hóa, với cấu hình Auto-Scaling phù hợp, các EC2 instance có thể được tự động tạo mới, đáp ứng lượng KHM truy cập tăng cao trên Web CEVPharma.

Bảo mật hệ thống với môi trường điện toán đám mây linh hoạt bảo mật nhất hiện có, được bảo vệ tối đa nhờ nền tảng từ trung tâm dữ liệu, bảo mật thông tin, danh tính, ứng dụng và thiết bị của khách hàng mua.

Thưa ông, vậy phần mềm Oracle Netsuite, Salesforce CDP và Amazon Web Services được sử dụng và tích hợp như thế nào vào mô hình hoạt động quản trị kinh doanh của Vimex?

Đầu tiên, Giải pháp Oracle Netsuite được phát triển dựa trên quy trình tiêu chuẩn "Best Practices" cho hoạt động kinh doanh dược phẩm, cung cấp các tính năng để tổng hợp, đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn thông tin vào một hệ thống phục vụ nhu cầu đa dạng được tích hợp vào phân hệ quản lý vận hành CEVPharma.

(1) Phân hệ quản trị nguồn cung ứng và cơ cấu danh mục thuốc: Theo thuốc hóa dược, sinh phẩm; Theo thuốc đơn thành phần và đa thành phần; Theo nhóm tác dụng dược lý; Theo nguồn gốc, xuất xứ, Theo thuốc biệt dược gốc và thuốc generic; Theo nhóm tiêu chí kỹ thuật; Theo đường dùng, dạng dùng, Theo phân tích ABC; Theo phân tích VEN để xác định ưu tiên cho hoạt động mua hàng và tồn trữ thuốc trong kho.

(2) Quản lý danh mục sản phẩm được sắp xếp thành 27 nhóm chính, theo tác dụng điều trị, Thông tin về sản phẩm được mô tả chi tiết (Số thứ tự, Mã định danh, Tên thuốc, Thành phần thuốc, Hàm lượng, Đơn vị đóng gói, Đơn vị tính, Đơn vị liều dùng, Lô sản xuất, Hạn sử dụng, Cơ sở sản xuất, Tiêu chuẩn sản xuất (GMP-EU, PICS, GMP-WHO), Nước sản xuất, Niêm yết giá bán buôn, Chính sách chiết khấu không cam kết doanh số, Chính sách chi chiết khấu cam kết doanh số, Chương trình khuyến mại).

(3) Phân hệ quản trị giao dịch bán hàng hóa trực tuyến 24/7 trên CEVPharma, giao diện có cấu trúc danh mục sản phẩm phân lớp, quản lý dữ liệu giá, chính sách chiết khấu, chương trình khuyến mại và các thay đổi được cập nhật trên CEVPharma. KHM có thể so sánh giá cả theo thời gian thực, trên tất cả các kênh, điều này làm tăng khả năng cạnh tranh về giá và thúc đẩy sự trung thành của khách hàng mua trên CEVPharma.

Việc kiểm soát đơn hàng trở nên đơn giản hơn khi sản phẩm được thêm hoặc trong giỏ hàng, tự động tính tổng chi phí. Các tính năng hỗ trợ như Search from, Lọc sản phẩm nhanh, Giỏ hàng nhanh, Checkout nhanh... cũng hỗ trợ quá trình mua hàng trực tuyến của KHM, dễ dàng thiết lập hóa đơn điện tử để quản lý dữ liệu, lựa chọn các hình thức thanh toán Tiền mặt, Chuyển khoản, Internet Banking, ví điện tử, thanh toán diễn ra trên ứng dụng điện thoại hoặc máy tính kết nối Internet Banking của MBBank.

(4) Phân hệ quản trị kho hàng đạt tiêu chuẩn GDP, GSP, bảo quản toàn bộ các sản phẩm giữ nguyên chất lượng để mỗi chiến binh tí hon này, tiếp tục chiến thắng trong trận chiến với bệnh tật, mang lại cho người dân nụ cười và niềm vui. Theo dõi các giao dịch nhập hàng qua các thao tác mới, cập nhật, xem danh sách sản phẩm trong kho, xem chi tiết, lọc sản phẩm theo ba tiêu chí: Xem toàn bộ, nhập lâu chưa bán được, bán chậm, sản phẩm bán chạy nhất. Sắp xếp sản phẩm, danh mục sản phẩm theo nhóm dược lý, lô sản xuất, hạn sử dụng,...

hiển thị chi tiết về thời gian lưu kho của mã sản phẩm, số lượng tồn kho cụ thể của sản phẩm và tổng số tồn kho của sản phẩm đó ở tất cả các kho, ngày phát sinh sản xuất, nhập lần đầu tiên của sản phẩm, số ngày sản phẩm ở trong kho tính từ thời điểm nhập lần đầu tiên và số ngày sản phẩm trong kho tính từ lần xuất cuối cùng.

(5) Phân hệ quản trị hệ thống vận chuyển hàng hóa logistics 3PL trên nền tảng Oracle Netsuite TMS và App Mobile cho Tài xế được tích hợp hệ thống bản đồ Google Maps, gắn thiết bị giám sát hành trình GPS: TMS-4G vào xe chuyên dùng, cho phép giám sát nhiệt độ trong suốt quá trình vận chuyển, bảo quản hàng hóa đạt tiêu chuẩn GSP và hệ thống đo cảm biến nhiệt độ, độ ẩm, thiết bị phát wifi và thẻ sim 4G để giao hàng đến đúng địa điểm quy định.

(6) Hệ thống quản lý, giám sát NVBH được tích hợp với hệ thống bản đồ số Google Mapss, định vị GPS trên điện thoại của NVBH, nhằm xác định vị trí, độ của NVBH, hiển thị vị trí, lịch sử di chuyển của NVBH trên bản đồ.

Thứ hai, Phân hệ quản lý kinh doanh và quảng cáo được tích hợp, tích hợp phần mềm Salesforce CDP là hệ thống CRM phổ biến nhất trên toàn thế giới.

(1) Phân hệ quản lý kênh phân phối mua buôn trực tuyến 24/7 của KHM tuyến huyện trên CEVPharma và Kênh phân phối bán chéo sản phẩm phục vụ 20 triệu khách hàng. Các Đại lý phân phối của 590 quận của 63 tỉnh thành (ĐLPP) sử dụng giải pháp nhúng của CEVPharma với MBBank App Mobile dành cho KHM để giúp ĐLPP quản lý toàn bộ các giao dịch nhập hàng, quản lý hàng tồn kho theo Lô, hạn sử dụng, quản lý bán hàng,... để nhận các đơn hàng từ kênh bán chéo.

Thông tin Đơn hàng và thông tin khách hàng được tích hợp tự động vào Hệ thống POS của CEVPharma được cài đặt tại các ĐLPP ngay khi đơn hàng được đặt thành công ở kênh bán chéo. Việc phân chia Đơn hàng cho các ĐLPP dựa trên thông tin ĐLPP được chỉ định theo địa chỉ của khách hàng và địa chỉ quản lý của ĐLPP tương ứng. Các Đơn hàng từ CEVPharma tích hợp về sẽ được hiển thị trên màn hình hệ thống POS của ĐLPP, trong khi ĐLPP sẽ thấy thông tin chi tiết về đơn hàng và quá trình chuẩn bị hàng hóa để giao cho khách hàng.

(2) Phân hệ quản lý hệ thống Khách hàng mua (KHM) ứng dụng, tích hợp với hệ thống Tổng đài (Call Center), Email, SMS, Web, Oracle Netsuite, v.v. Điều này sẽ giúp cho NVBH dễ dàng tiếp cận thông tin KHM là Nhà thuốc/Quầy thuốc của Công ty Dược, của Bệnh viện, của Trung tâm Y tế, của Phòng khám và Tủ thuốc trạm xá tại 590 huyện thuộc 63 tỉnh thành và thực hiện đánh giá, phân loại theo các tiêu chí: Số năm hoạt động, Quy mô hoạt động, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu bình quân hàng tháng, Tần suất nhập hàng, Số lượng nhân viên, Mức độ tồn kho được thể hiện bởi giá trị hàng tồn kho trung bình so với khối lượng bán ra của kỳ trước (kỳ bán hàng là 3 tháng).

(3) Phân kệ quản lý kế hoạch bán hàng, kế hoạch nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo khả năng mở rộng thích ứng và kết nối với các hệ thống khác thông qua giao thức APIs. Hệ thống Oracle Netsuite sẽ tự động tính toán, lên Báo cáo Bảng cân đối kế toán so sánh giữa kế hoạch và thực hiện. Doanh thu, giá vốn, chi phí, lợi nhuận của Vimedimex đều được phản ánh trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh so sánh giữa kế hoạch thực hiện và kế hoạch, được hiển thị ở đây.

(4) Phân hệ quản lý kế hoạch marketing được ứng dụng, tích hợp digital marketing trên đa nền tảng, đòi hỏi phương pháp tiếp cận tự động hóa và hiệu quả trong việc phân tích, kiểm soát và phân bổ nguồn tiền ở các kênh truyền thông hiệu quả nhất. Để đáp ứng nhu cầu này, các ứng dụng như Smartly, Optmyzr, Adstage.io, Supermetrics,.. đã trở thành công cụ vô cùng hữu lực, cho phép nhân viên marketing thực hiện các hành động từ cập nhật dữ liệu quảng cáo, dữ liệu thị trường nhanh chóng, tự động kiểm soát nguồn tiền và hiệu quả theo điều kiện phù hợp, mang lại hiệu quả gấp nhiều lần cho mỗi chiến dịch truyền thông.

Ứng dụng dự liệu phổ biến cho Marketing Automation từ thu nhập, đánh giá, phân loại KHM tiềm năng, Tối ưu hóa điểm chạm với KHM, hỗ trợ tự động hóa các kênh truyền thông. Về bản chất, marketing automation dù "quyền năng" như thế nào thì vẫn chỉ dừng ở mức độ công cụ. Giá trị thực sự chính là khi nhân viêning có thể sử dụng trực tiếp các công cụ này, vào chính quy trình, nội dung quảng cáo hàng ngày, hàng tháng của Vimedimex để thay thế và nâng cấp các hoạt động marketing quan trọng.

(5) Phân hệ quản lý và chăm sóc khách hàng mua một cách hiệu quả từ mọi điểm chạm của khách hàng với CEVPharma chỉ trên một hệ thống. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật chăm sóc cá nhân hóa khách hàng, nhất quán tới từng khách hàng mua, tăng trưởng doanh số bán hàng mang tính đột phá, tăng mức độ hài lòng của khách hàng mua. Thông qua nền tảng Salesforce CDP, Salesforce CDP cung cấp góc nhìn 360 độ về trải nghiệm của khách hàng mua từ khi truy cập vào trang web CEVPharma đến khi hoàn tất quá trình mua hàng, bao gồm cả quá trình mua hàng và kết thúc quá trình mua hàng đều được đo lường. Ngoài ra, Salesforce CDP còn có thể Tracking hành trình của KHM trên Trang web CEVPharma từ các dữ liệu KHM đã được tích hợp, tạo điều kiện cho NVBH và KHM tận dụng tối đa cơ hội tương tác và duy trì chân Khách hàng mua một cách hệ thống và tối ưu nhất.

Thứ ba, Phân hệ quản trị kế toán tài chính được tạo thành từ các phân hệ: Quản trị kế hoạch tài chính, Quản trị kế hoạch nguồn vốn, Quản trị kế hoạch chi phí, Kế toán tổng hợp (GL:General Ledger), Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán công nợ phải thu, Kế toán nợ phải trả, Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ, Kế toán giá thành, Kế toán giá vốn hàng bán, Quản trị báo cáo tài chính.

(1) Phân hệ quản trị tài chính vốn là mạch nguồn sự sống của Vimedimex, chỉ số tài chính là các tỷ lệ được tính toán bằng cách chia số liên quan đến tài chính hoặc kinh doanh cho một số liệu khác (tổng doanh thu chia cho số lượng nhân viên). Sau khi Kế hoạch Doanh thu, chi phí và lợi nhuận đã được phê duyệt, chúng sẽ được Import vào hệ thống, hàng ngày dựa trên dữ liệu giao dịch thực tế, sẽ được tổng hợp, tính toán và tự động chạy báo cáo so sánh giữa tỷ lệ thực hiện thực tế so với kế hoạch đề ra.

(2) Phân hệ kế toán vốn bằng tiền của giải pháp Oracle Netsuite, các khoản thu hoặc chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được quản lý, kiểm soát chặt chẽ. Các khoản thanh toán với nhà cung cấp, thu tiền khách hàng được quản lý toàn diện cho từng lần thanh toán ngay trên màn hình phiếu thu hoặc chi giúp NVKT thao tác nhanh nhất, chính xác nhất. Thông tin tồn quỹ, nhật ký thu chi được cập nhật liên tục, kịp thời và đưa ra các kế hoạch thu, chi và quản lý dòng tiền của Vimedimex một cách hiệu quả.

(3) Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ khác như phân hệ quản lý hàng tồn kho, mua hàng, bán hàng, nhập hàng. Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp diễn ra, các bút toán hạch toán tự động tương ứng tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ tồn kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng quản lý thông tin khách hàng mua, giao dịch bán hàng, danh mục khách hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng quản lý thông tin nhà cung cấp, dữ liệu nhập hàng, danh mục NCC),

(4) Phân hệ kế toán công nợ phải thu ứng dụng giải pháp Oracle Netsuite được tạo ra tự động, ghi vào sổ phụ kế toán, các khoản nợ của khách hàng trong từng hợp đồng, đơn hàng được quản lý chặt chẽ và kết nối với phân hệ quản lý chi phí giá thành để theo dõi các khoản mục chi phí cho từng đầu mục công việc, phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm. Phân tích định mức công nợ, tuổi nợ để tránh tình trạng nợ xấu trong Vimedimex và đưa ra các chính sách bán hàng hiệu quả.

(5) Phân hệ kế toán giá thành của giải pháp Oracle Netsuite, trong đó dữ liệu về chi phí, giá thành của sản phẩm được tập hợp, xử lý và tính toán theo từng đơn đặt hàng, qua một công đoạn hoặc nhiều công đoạn. thuộc vào yêu cầu, chi phí được phân bổ theo nhiều cách khác nhau. Áp dụng chứng từ nhập kho sản phẩm, tự động tính giá thành sản phẩm.

(6) Giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ được tính vào phân hệ kế toán giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng hóa bán ra trong kỳ và các chi phí liên quan đến các hoạt động bán hàng như chiết khấu hàng bán trực tiếp trên hóa đơn điện tử, chi phí khuyến mại, chi phí hoa hồng cho nhân viên bán hàng, chi phí truyền thông, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá trị hàng hóa bị hao hụt mất mát (sau khi trừ đi phần được bồi thường (nếu có)... đều được bao gồm trong trị giá vốn hàng bán.

Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán phải xác định kết quả để cung cấp thông tin trình bày báo cáo tài chính (Báo cáo kết quả kinh doanh) sau khi xác định được trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Bằng cách sử dụng Trị giá vốn của hàng đã bán, cộng Chi phí bán hàng và chi phí quản lý, kế toán xác định giá vốn của hàng bán theo công thức.

Vị thế của Vimedimex đã hoàn toàn thay đổi do chuyển đổi số, giống như ánh sáng giác ngộ lan tỏa, khoác lên nó tấm áo choàng trí tuệ của thời đại, Vimedimex kiên cường bước đi dưới ánh sáng mặt trời chói lọi và ngẩng cao đầu bước vào hàng ngũ những doanh nghiệp tiên tiến hàng đầu thế giới trong cuộc đua công nghệ chuyển đổi số. Sự thành công này không chỉ là kết quả tự nhiên của tinh thần đoàn kết, sáng tạo, sẵn sàng đối mặt với thách thức, tìm kiếm, áp dụng các giải pháp hữu hiệu, mà hơn hết, sự thành công này còn tự động thiết lập đường cân bằng thuần khiết tuyệt đối trong mọi hoạt động kinh doanh của Vimedimex.

Do đó, Vimedimex kinh doanh vượt ra ngoài việc tìm kiếm lợi nhuận để đạt được mục tiêu kinh tế mà còn vượt ra ngoài việc cống hiến cho xã hội. Việc chuyển đổi số ứng dụng thành mô hình kinh doanh minh bạch của Vimedimex là một chiến lược hiệu quả, thiết thực giúp cho mỗi người dân tuyến xã, vùng sâu vùng xa tiếp cận với những viên thuốc đạt chất lượng theo tiêu chuẩn sản xuất GMP với giá trị thực tế của từng viên thuốc thông qua niêm yết giá bán công khai, minh bạch trên hệ thống CEVpharma.

Không còn trường hợp chênh lệch giá bán giữa tỉnh, thành phố với giá bán của Huyện, đây chính là sự hiện thực hóa thực sự giá trị, tạo ra sự công bằng, minh bạch cho người dân và xã hội. Từ đó, bất kể người mua nào cũng đều có thể tham khảo giá, biết được giá bán thuốc ở những mức giá khác nhau, giảm bớt chi phí thông qua khâu trung gian.

Cập nhật tin tức công nghệ mới nhất tại fanpage Công nghệ & Cuộc sống