Sự khác biệt giữa các phiên bản Microsoft Office trên desktop, web và di động

Không phải ngẫu nhiên, nhà phát triển tạo ra tới ba phiên bản khác nhau của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Cũng bởi vậy, hiểu rõ sự khác biệt giữa ba phiên bản desktop, di động và web sẽ giúp ích rất lớn cho người dùng trong công việc văn phòng và đời sống.

Microsoft cung cấp nhiều phiên bản khác nhau của bộ công cụ văn phòng Office trên các nền tảng như desktop, web hay di động. Tuy khác biệt về nền tảng nhưng cả ba đều có những điểm chung về thiết kế hay tính năng.

Phiên bản Microsoft Office cho di động sẽ không thể "đầy đủ" như phiên bản desktop hay chỉ có một số tính năng mới xuất hiện trên phiên bản web…Những sự khác biệt này tạo nên sự tiện lợi cho mỗi nền tảng và cũng chính là phục vụ cho người dùng.

Sự khác biệt giữa các phiên bản Microsoft Office

Theo Howtogeek, với hai phiên bản Microsoft Office trên desktop và di động, người dùng có thể mua bản quyền bộ cài để sử dụng đầy đủ tính năng của bộ ứng dụng văn phòng. Trong khi đó, phiên bản web sẽ cho phép sử dụng miễn phí.

Office 365 hoặc Office 2016 trên desktop

Phiên bản Office dành cho desktop là phiên bản chúng ta thường thấy nhất trên khắp thế giới. Phiên bản Office đầu tiên cho desktop ra đời vào năm 1995 với bản Office 97 và tới nay là phiên bản Office 2016.

- Office 2016: Là bộ ứng dụng độc lập tích hợp tất cả trong một bộ cài duy nhất. Người dùng sẽ phải trả tiền bản quyền trước khi có thể cài đặt hoàn chỉnh trên máy tính.

- Office 365: Đây thực chất là một hình thức dịch vụ dạng thuê bao. Bạn sẽ phải trả phí thuê bộ công cụ văn phòng này theo tháng hoặc theo năm tùy ý, miễn là bạn vẫn phải tiếp tục đăng ký thuê. Bù lại bạn sẽ luôn có mọi tính năng mới nhất của Office mà không cần mất tiền mua bản quyền của nhiều bộ cài độc lập khác sau này.

Office 365 cũng đi kèm với một số đặc quyền bổ sung như tặng dung lượng lưu trữ OneDrive, thêm thời gian gọi Skype và quyền truy cập mọi tính năng trên bản Office dành cho di động.

Office 365 dành cho di động (iPhone, Android và Chromebook)

Ứng dụng Office 365 cho di động bao gồm các phiên bản Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook dành cho nền tảng iOS và Android. Với những ai dùng laptop Chromebook, bạn cũng sẽ có trọn vẹn bộ ứng dụng này giống Android.

Nhưng để sử dụng tất cả tính năng trên bộ ứng dụng này, bạn sẽ cần phải đăng ký thuê bao dịch vụ Office 365 giống như trên desktop. Nhưng bạn không cần quá lo nếu cho rằng phải đăng ký nhiều lần. Bởi lẽ với mỗi thuê bao Office 365, bạn có thể sử dụng kết hợp giữa desktop và di động dễ dàng.

Như đã nói từ đầu, do sự hạn chế về không gian thao tác nên các tính năng trên bộ ứng dụng Office cho di động cũng được lược bớt để phù hợp. Mặc dù vậy về cơ bản, giao diện vẫn có nhiều điểm tương đồng. Bên cạnh đó, Office cho di động còn hỗ trợ truy cập ngoại tuyến, cho phép xem và chỉnh sửa tài liệu ngay cả khi không có kết nối Internet.

Office Online

Office Online là một dịch vụ văn phòng rất tiện lợi và có ưu điểm miễn phí. Người dùng có thể xem, chỉnh sửa tài liệu Office ngay từ trình duyệt với các bộ ứng dụng căn bản như Word, Excel, Powerpoint và OneNote. Office Online cũng hỗ trợ mở tài liệu từ máy tính hoặc lấy từ kho dữ liệu đám mây OneDrive hoặc Dropbox.

Tuy là dịch vụ miễn phí nhưng người dùng sẽ cần phải đăng nhập tài khoản Microsoft để sử dụng. Office Online có giao diện và tính năng pha trộn giữa hai phiên bản desktop và di động. Nhưng đáng tiếc, Office Online chỉ có thể hoạt động được khi có kết nối Internet.

Trên thực tế, cả phiên bản Office trên đều có thể liên kết với One Drive nên khả năng đồng bộ tài liệu rất thuận tiện.

Phiên bản di động hay Office Online có thực sự tốt?

Cần phải khẳng định rằng các phiên bản Office cho di động hay trực tuyến sẽ không thể thay thế được cho phiên bản desktop với đầy đủ tính năng chỉnh sửa. Nhưng hai phiên bản trên có lợi thế về sự tiện lợi khi dễ dàng thao tác với tài liệu mọi lúc mọi nơi. Tất nhiên, hai phiên bản này chỉ phù hợp cho những chỉnh sửa căn bản và đảm bảo tài liệu không bị xung đột định dạng, khả năng tương thích với các ứng dụng, dịch vụ văn phòng khác như Google Docs, LibreOffice…

Dưới đây là ví dụ về các tính năng mà bạn không thể thực hiện được trên phiên bản Office cho di động và trực tuyến:

- Word: Bạn không thể tạo phụ đề, trích dẫn, bảng nội dung. Bạn cũng không thể tạo hoặc áp dụng các kiểu văn bản thiết lập sẵn. Ngoài ra, bạn sẽ không thấy các tính năng như Review, Proofing hay Page Layout giống bản desktop.

- Excel: Bạn không thể tạo bảng Pivot Table để phân tích dữ liệu hay áp dụng các định dạng có điều kiện, tạo kết nối với dữ liệu từ bên ngoài hoặc tài liệu tham khảo…

- Powerpoint: Bạn không thể tạo các hình ảnh động tùy chỉnh theo ý muốn. Bạn cũng sẽ không tạo được Header và Footer của một slide, hoặc liên kết với biểu đồ Excel và nhiều công cụ thiết kế tiên tiến khác.

Vậy nên chọn sử dụng phiên bản Office nào?

Câu hỏi tưởng chừng khó khăn này lại rất dễ trả lời. Việc lựa chọn phiên bản Office phù hợp sẽ phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu cá nhân của mỗi người.

Nếu bạn là dân văn phòng và phải thường xuyên làm việc bên máy tính nhiều, việc lựa chọn đã quá rõ ràng, đó là phiên bản Office với bộ cài độc lập hoặc Office 365. Và việc lựa chọn giữa một trong hai phương án trên lại tiếp tục tùy thuộc vào sở thích của bạn.

Nhưng có một điều chắc chắn, nếu bạn cũng thường xuyên phải đi công tác hoặc viết, chỉnh sửa văn bản thường xuyên trên điện thoại, máy tính bảng Android hoặc iPad, việc lựa chọn Office 365 sẽ là phương án tối ưu nhất.

Nếu bạn chỉ là một người dùng thông thường và không có nhu cầu soạn thảo văn bản, làm bảng tính, slide, một dịch vụ trực tuyến như Office Online sẽ phù hợp hơn cả. Không chỉ miễn phí, dịch vụ này cũng rất tiện lợi vì bạn có thể tạo, chỉnh sửa hay lưu nội dung soạn thảo ở bất cứ nơi đâu có Internet.

Hy vọng thông qua những phân biệt khá chi tiết trên, bạn đọc sẽ hiểu thêm về bộ công cụ văn phòng Office và tìm cho mình những lựa chọn đúng đắn.

Tiến Thanh