10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi

Các tập tin bảng tính Excel, cũng như Word (nhất là đối với các bạn làm công việc văn phòng, sổ sách nhiều), một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc rối cho người dùng, vì nó có chứa rất nhiều số liệu, thông tin quan trọng. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn 10 cách đơn giản để khôi phục tập tin, bảng tính Excel trước khi tính tới chuyện... ngồi khóc hay làm lại từ đầu.

1. Thử khôi phục bằng phương án thủ công:

Nếu tính năng tự động khôi phục lỗi của Excel tậm tịt, bạn có thể thực hiện công việc này bằng tay:

2. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang mở:

Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn nhất thiết không được lưu lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ trước đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ liệu, cho dù khả năng này là rất nhỏ.

Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

3. Tắt chế độ tính toán tự động:

Nếu Excel không thể mở được tập tin bảng tính, hay kể cả lựa chọn Open And Repair cũng bó tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán sang phương án xử lý thủ công và thử lại. Các bước thực hiện:

Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Có thể Excel sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin trục trặc.

4. Sử dụng công cụ Microsoft Office Tools:

Nếu Excel không thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn hãy dành cơ hội cho Microsoft Office Tools. Cách dùng như sau:

Công cụ khôi phục này sẽ tắt Excel và sau đó khởi động lại, hiển thị danh sách các tập tin bảng tính đã khôi phục được. Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá của bạn sẽ nằm trong danh sách này. Chỉ cần mở ra và tiếp tục sử dụng!

5. Thử chuyển tập tin sang nơi khác:

Đôi khi một tập tin bảng tính bị lỗi không hẳn do những nguyên nhân từ phần mềm hay sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất có thể nó đang tạm không truy cập được nữa, các hệ thống mạng và máy chủ thường vẫn đánh dấu chúng là những tập tin lỗi. Trong trường hợp gặp phải lỗi được xác định có nguyên nhân tương tự và Excel không thể sửa được, bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ đĩa hoặc máy chủ khác.

6. Hãy để OpenOffice “ra tay”:

Một số người khẳng định cảm thấy hoàn toàn bất ngờ với kết quả mỹ mãn khi sử dụng bộ ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin lỗi của Excel. Đây là công cụ mã nguồn mở miễn phí lừng danh. Nếu không thể xử lý được tập tin bảng tính bị lỗi trên Excel, hãy dùng tới Calc của OpenOffice. Tất nhiên, việc này thường kỳ công và phức tạp hơn bạn tưởng.

7. Mở tập tin lỗi trên WordPad hoặc Word:

Nếu bạn không thể sửa được tập tin bảng tính bị lỗi, hãy thử mở bằng WordPad. Nếu thành công, WordPad sẽ chuyển đổi tất cả mọi thứ sang dạng văn bản. Tất nhiên, điều này không hẳn đã làm bạn hoàn toàn hài lòng ngoài niềm vui có thể lấy lại được dữ liệu. Phương án này sẽ không thể khôi phục được các định dạng font, bảng... Tuy nhiên, không giống như một số phương án khôi phục dữ liệu khác, WordPad sẽ giúp bạn phục hồi các macro. Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub và Function trên khối dữ liệu đã khôi phục được để tìm chúng.

Bạn cũng có thể mở tập tin .xls bị lỗi trên Word, nhưng kết quả thường khá giới hạn. Với phương án này, bạn phải cài đặt công cụ chuyển đổi Microsoft Office Excel. Không như WordPad, Word không khôi phục được các macro.

8. Xử lý các cell - ô data bị lỗi để khôi phục dữ liệu:

Đôi khi bạn có thể khôi phục dữ liệu bằng cách xử lý các cell trên tập tin lỗi. Bạn sẽ không thể lấy lại được định dạng, biểu đồ, macro... nhưng khôi phục được dữ liệu cũng đã là quá may rồi. Quy trình thực hiện như sau:

Chuyển sang định dạng khác là phương án xử lý khá hiệu quả khi Excel bị lỗi

Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạng SYLK để tránh khỏi bị lỗi khi dùng Excel, nhất là các lỗi liên quan đến máy in. Bạn có thể mở tập tin Excel bị lỗi bằng cách này:

Sau khi đã lưu lại tất cả các sheet theo dạng mới, bạn hãy mở tập tin .slk và sửa thành .xls. Cẩn thận, không sử dụng tên của tập tin workbook bị lỗi. Nếu thành công, bạn có thể lưu lại được các giá trị từ công thức đã nhập nhưng các công thức thì không.