Hậu trường chiến dịch thần tốc tổ chức 2 hội nghị trực tuyến chưa từng có trong lịch sử ASEAN

Sau khi kết thúc hội nghị chiều hôm qua 14/4, nhiều đại diện của các quốc gia tham dự dành lời khen ngợi cho hạ tầng công nghệ cho cuộc họp online lần đầu tiên trong lịch sử của ASEAN và ASEAN +3. Đây cũng là lần đầu tiên, một công ty công nghệ của Việt Nam đứng ra xây dựng hạ tầng, triển khai ứng dụng họp trực tuyến cho toàn bộ hội nghị quan trọng cấp khu vực được diễn ra thông suốt.

Để tìm hiểu thêm về những yếu tố giúp Viettel hỗ trợ thành công cho Hội nghị cấp cao ASEAN và ASEAN +3 tiến hành online thành công, chúng tôi đã có cuộc trao đổi với ông Nguyễn Ngọc Linh, Phó Tổng Giám đốc, Tổng công ty Giải pháp doanh nghiệp Viettel (Viettel Solutions), thành viên Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel), cũng là đơn vị chịu trách nhiệm chính về kỹ thuật trong sự kiện này.

Hội nghị Cấp cao ASEAN và Hội nghị Cấp cao ASEAN với 3 nước Đông Bắc Á là Nhật Bản, Hàn Quốc và Trung Quốc lần đầu tiên trong lịch sử được tổ chức online với giải pháp của một công ty Việt Nam. Khi Viettel nhận nhiệm vụ đó, ông có suy nghĩ gì?

Khi nhận nhiệm vụ, chúng tôi phối hợp ngay với Cục Bưu điện Trung ương, Bộ Thông tin và Truyền thông để thống nhất về giải pháp. Chúng tôi nhận nhiệm vụ hôm trước và thống nhất được giải pháp với Bộ Thông tin và Truyền thông vào ngày hôm sau. Sau đó, tiến hành thử nghiệm nhanh và có khoảng 5 ngày để thực hiện vì cuộc họp trực tuyến đầu tiên dự kiến diễn ra vào ngày 8/4, trong khi phải tới ngày 2/4, chúng tôi mới nhận được yêu cầu.

Do tính chất đặc biệt quan trọng của các hội nghị nên phải đảm bảo làm sao để đường truyền ổn định trong suốt quá trình họp. Để tránh sự cố, chúng tôi đưa ra nhiều giải pháp khác để phòng ngừa rủi ro. Cụ thể, khi 1 hệ thống vận hành phải có 2 hệ thống khác dự phòng. Bài toán cần giải là làm sao để 3 hệ thống hoạt động mượt mà với nhau, đảm bảo sự thay thế khi xảy ra sự cố. Việc này đòi hỏi nhiều thử nghiệm cũng như phối hợp trong kịch bản giữa Viettel và các đơn vị liên quan.

Quá trình triển khai hạ tầng cũng như các ứng dụng phục vụ cho 2 hội nghị lớn này đã diễn ra như thế nào?

Chúng tôi chia thành các nhóm. Một nhóm chịu trách nhiệm về điều kiện hạ tầng tại phòng họp ở Trung tâm Hội nghị Quốc tế số 11 Lê Hồng Phong. Nhóm thứ hai đảm trách nhiệm vụ hạ tầng cốt lõi để triển khai và ngồi tại văn phòng Viettel, nhóm này phải giải quyết một khối lượng công việc khổng lồ.

Phần phối hợp các kịch bản được Viettel xây dựng với Cục Bưu điện Trung ương và Bộ Ngoại giao. Tuy nhiên với phần kỹ thuật, lực lượng của chúng tôi phải làm 3 ngày liên tục để chuẩn bị và đưa hệ thống vào thử nghiệm.

Nếu so sánh với các hội nghị được tổ chức online mà Viettel là đơn vị thiết lập hạ tầng trước đây, độ khó nhiệm vụ tại ASEAN Summit và ASEAN + 3 Summit ra sao?

Nhiệm vụ lần này khó hơn rất nhiều. Thứ nhất, với các cuộc họp trực tuyến trong nội bộ Viettel, chúng tôi triển khai kênh truyền trực tiếp. Ngoài ra, toàn bộ lưu lượng chỉ nằm ở Việt Nam chứ không đi quốc tế. Nhưng với họp trực tuyến ASEAN Summit, chúng tôi có 10 điểm cầu nằm ở 10 nước. Trong khi đó, họp ASEAN + 3 Summit, chúng tôi có thêm 4 điểm cầu là Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc và WHO - nơi Tổng giám đốc Tổ chức Y tế Thế giới được mời tham dự. Chính vì vậy, việc kiểm soát băng thông và chất lượng đường truyền rất khó.

Quá trình phối hợp test với các đơn vị bạn cũng gặp nhiều khó khăn. Thứ nhất là khác múi giờ, thứ hai là khác ngôn ngữ. Trong khi đó, người làm về kỹ thuật không giao tiếp tốt bằng tiếng Anh nên cần có người phiên dịch.

Việc xây dựng hệ thống để phục vụ cuộc họp của các lãnh đạo cấp cao cũng gây thêm những áp lực. Cần nắm rõ kịch bản, chi tiết tới mức nước nào, phát biểu ở thời điểm nào để khớp với màn hình hiển thị. Toàn bộ hệ thống lúc đó cũng cần tập trung vào quốc gia đang có lãnh đạo phát biểu.

Để đảm bảo cho nhiệm vụ lần này, chúng tôi phải huy động rất nhiều đơn vị trong Tập đoàn, đảm trách các nhiệm vụ triển khai hạ tầng (Tổng công ty Công trình Viettel), xây dựng giải pháp (VTNET), phần mềm (Viettel Solutions) cũng như chuyên trách phối hợp với Cục Bưu điện Trung ương và Bộ Ngoại giao.

Đối với các sự kiện trực tuyến, đảm bảo an toàn thông tin là việc tối quan trọng. Tại ASEAN Summit và ASEAN +3 Summit, Viettel đã đảm bảo an toàn mạng cho hội nghị ra sao?

Toàn bộ hệ thống được triển khai trên hạ tầng của Viettel nên tất cả luồng thông tin đều được Viettel quản lý. Bên cạnh đó, Viettel có đơn vị an ninh mạng riêng và đã được yêu cầu tham gia đánh giá an toàn bảo mật cho hệ thống. Đây là một trong những thế mạnh của chúng tôi. Ngoài ra, hệ thống được áp dụng để phục vụ hội nghị cấp cao ASEAN là riêng tư nên độ bảo mật cao hơn các ứng dụng họp trực tuyến trên các nền tảng mở....

Bản thân ông và các kỹ sư cũng như đội ngũ hậu cần của Viettel đã rút ra được những bài học gì từ việc tổ chức họp trực tuyến với các sự kiện lớn của đất nước?

Xây dựng hệ thống lần này, chúng tôi tiếp tục khẳng định rằng kỹ thuật phải chắc nhất thì mới có độ tự tin khi tham gia các sự kiện lớn.

Thứ hai, thời gian gấp rút với mức độ trải rộng đòi hỏi những chuẩn mực về thời gian. Khi làm với đội ngũ kỹ thuật của các nước, chúng tôi đặt lịch test trong 5 - 10 phút. Dù không quá phức tạp nhưng mình phải làm chuẩn vì chỉ cần chệch nhau về khung giờ hay quá trình test kéo dài hơn dự kiến có thể làm xáo trộn rất lớn.

Chính vì thế, chúng tôi luôn có những đội dự phòng để đảm bảo việc test với các điểm cầu diễn ra đúng tiến độ. Việc xử lý tình huống phát sinh được xem là tối quan trọng để đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru.

Ngoài ra, sự kiện lần này có rất nhiều đầu mối tham gia, giúp chúng tôi có thể rút được những kinh nghiệm lớn và hoàn thiện công tác tổ chức một cách chuyên nghiệp hơn.

Những kinh nghiệm trong quá khứ có giúp gì cho Viettel trong việc triển khai hệ thống lần này?

Viettel đã có kinh nghiệm trong việc triển khai kết nối cầu truyền hình cho nhiều Hội nghị thượng đỉnh như APEC, Hội nghị thượng đỉnh Mỹ - Triều... những kinh nghiệm trước đây giúp chúng tôi hiểu rõ về hệ thống, cách thức triển khai, phối hợp giữa các đơn vị một cách nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, do nhiệm vụ lần này tiến hành trong một khoảng thời gian gấp rút và kết nối Hội nghị cấp cao thông qua hệ thống hội nghị trực tuyến, sự kiện chưa từng có ở Việt Nam nên những kinh nghiệm trước đây không mấy phát huy hiệu quả. Nếu như thông thường, triển khai một hệ thống thường đòi hỏi chúng tôi phải dành ra vài tuần, thậm chí là cả tháng thì đợt này, tất cả yêu cầu chỉ tính theo đơn vị ngày từ xây dựng hệ thống đến hoàn thành kết nối các điểm cầu. Đây thực sự là một thách thức với chúng tôi.

Kể từ đại dịch Covid-19, xu hướng chuyển đổi số với các sự kiện lớn cũng họp online như ASEAN Summit và ASEAN + 3 Summit là rất nhiều. Viettel đã thay đổi như thế nào sau những sự kiện như thế?

Khi dịch Covid-19 bùng lên và Chính phủ đưa ra các quy định về giãn cách xã hội, nội bộ Viettel đã triển khai nhiều giải pháp để phục vụ cho đơn vị mình như họp trực tuyến, giao việc được quản lý từ xa. Về mặt xã hội, Viettel đang hỗ trợ rất nhiều cho các hoạt động của Chính phủ và các bộ, chẳng hạn như Bộ Ngoại giao, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Viettel đã, đang và sẽ đưa ra các giải pháp phục vụ ngành Y tế, Giáo dục và người được hưởng lợi chính là người dân. Các giải pháp của chúng tôi cung cấp từ lớp quản lý cấp cao, quản lý tầm trung, đến toàn dân để chống dịch Covid -19 cũng như giảm tải ảnh hưởng tiêu cực của đại dịch trên toàn xã hội.

Xin cảm ơn ông!